BPKAD Kaltim Rutin Laporkan Kegiatan Pemusnahan Arsip, Masuk Tiga Terbaik

ANRI memasukkan BPKAD Kaltim dalam daftar OPD terbaik dalam pengelolaan arsip. Indikatornya karena rutin melakukan pemusnahan arsip dan melaporkannya.

Setiap kegiatan pemusnahan arsip, tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Perlu surat resmi dari pemerintahan. Begitu juga laporan ketika seusai arsip dimusnahkan. Sebagai pertanggungjawaban.

Kegiatan pemusnahan arsip memang diperlukan dan harus dilakukan oleh setiap pencipta arsip. Terutama intansi atau lembaga Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintahan Daerah. Supaya pengelolaan arsip dapat terlaksana dengan baik.

Arsip yang dimusnahkan biasanya, yang telah berkurang nilai gunanya. Atau bahkan sudah tidak diperlukan lagi. Karena tidak bernilai sejarah atau bukan arsip vital yang harus dipermanenkan. Juga masa retensinya lebih dari 10 tahun.

Namun untuk OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur belum semua melakukan penyerahan dan juga pemusnahan arsip. Baru beberapa OPD saja.

Karena prosesnya tidak mudah dan tidak sembarangan. Perlu melakukan beberapa tahapan. Dan administrasi yang cukup rumit. Perlu disahkan oleh kepala daerah hingga persetujuan ANRI.

Pranata Kearsipan atau Arsiparis Ahli Pertama BPKAD Kaltim Lydia Martharina menyebut, bahkan setelah melakukan pemusnahan, pencipta arsip perlu membuat laporan kegiatan.

“Ini kami lagi selesaikan laporan pemusnahan kan. Karena harus dilaporkan. Setiap selesai pemusnahan harus dilaporkan,” jelas Lydia Senin 20 November 2023.

Sebut Lydia belum semua OPD, bahkan yang sudah melakukan pemusnahan arsip. Paham dengan pembuatan laporan itu. Sementara BPKAD sudah sering melaporkan.

“Kalau kebanyakan dinas masih kurang paham. Setelah dicacah, buang, ternyata harus dibikin laporan. Kalau kami karena sudah 5 kali lapor-lapor terus.”

Bahkan ungkap Lydia, BPKAD masuk dalam 3 terbaik pengelolaan arsip menurut ANRI. Sebab masuk dalam 3 lembaga yang rutin melaporkan kegiatan pemusnahan arsip. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM