Patut Dicontoh, 2 Mahasiswa Ini Kelola Arsip Keluarga dengan Rapi

Selain lembaga pemerintah. Arsip juga penting bagi mahasiswa dalam menjalankan studinya. Berbagai teknologi yang ada dimanfaatkan untuk membantu kegiatan arsip. Hal ini dirasakan oleh Mela dan Imah.

Tak hanya lembaga atau instansi resmi yang menjadi penghasil atau pencipta arsip. Perseorangan secara individu pun bisa disebut sebagai pencipta arsip. Karena setiap orang pasti memiliki dokumen identitas yang berharga.

Termasuk juga kalangan mahasiswa. Kegiatan belajar dan menjalankan perkuliahan tidak bisa dilepaskan dari lahirnya arsip. Mulai dari berkas administrasi, arsip tugas perkuliahan, hingga sertifikat hasil studi alias ijazah.

Dengan kemudahan teknologi saat ini. Mahasiswa menjadi mudah dalam melakukan kegiatan kearsipan. Karena menyimpan file bisa di banyak tempat.

Satu di antaranya mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Mulawarman, Mela. Mahasiswa angkatan 2022 itu menyimpan berbagai arsip penting.

“Berkas pendaftaran kuliah masih disimpan, ijazah, KK, akta kelahiran. Biasa nyimpennya pake map,” jelas Mela Selasa 21 November 2023.

“Tugas kuliah juga disimpan, kalau sewaktu-waktu butuh atau tugasnya berhubungan,” tambahnya.

Meski biasa menyimpan dalam map, Mela juga telah melakukan pengarsipan secara digital. Dengan memanfaatkan berbagai media. Dengan teknologi yang ada saat ini.

“Soft file atau berkas scan juga ada. Disimpan di hp ada, dicopy flashdisk juga. Di laptop juga ada,” imbuhnya.

Bagi Mela, menyimpan semua berkas itu sangat penting. Terutama berkaitan dengan administrasi perkuliahan. Selain itu, koleksi foto yang disimpan sejak 2019 miliknya juga penting sebagai kenang-kenangan.

Senada dengan Mela. Mahasiswa Sastra Indonesia 2019, Imah juga tutut menyimpan berkas pentingnya.

“Ijazah, Kartu Keluarga, Kartu Hasil Studi (KHS), berkas kuliah, berkas pendaftaran kuliah ada di map,” jelas Imah.

Selain itu Imah juga memanfaatkan website kampus yang menyimpan database perkuliahan. Untuk mengambil dokumen secara digital. Karena untuk menyimpan arsip mandiri secara digital masih belum dilakukan.

Meski begitu, bagi Imah, menyimpan arsip sangatlah penting. Karena mempermudah penyimpanan dan pencarian berkas miliknya jika dibutuhkan.

“Tapi nanti mau coba scan dan nyimpen berkas versi soft file juga biar mudah,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM