Dispusip PPU Terapkan Alih Media untuk Pemeliharaan Arsip

Dalam upaya meningkatkan efisiensi dan keamanan pemeliharaan arsip, Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip (Dispusip) PPU, Sulaiman, mengungkapkan penerapan praktik alih media sebagai solusi yang efektif.

Sulaiman menjelaskan bahwa alih media tidak hanya memfasilitasi penyimpanan yang lebih efisien, tetapi juga mempercepat akses dan pencarian informasi. Dengan cara-cara ini, kinerja di setiap Satuan Perangkat Daerah (SKPD) juga mejadi mudah.

“Alih media bisa dilakukan jika arsip yang ada saat ini tidak bisa dipertahankan. Namun, prosedur yang mengatur alih media harus diikuti agar penataannya menjadi lebih mudah dan pencarian informasi dapat dilakukan dengan cepat,” papar Sulaiman, baru-baru ini.

Sulaiman menyoroti keunggulan penyimpanan arsip dalam bentuk elektronik. Dengan sistem ini, akses terhadap arsip menjadi lebih mudah, cukup dengan mengklik judul, informasi yang dibutuhkan dapat muncul secara instan.

“Prosedur untuk alih media juga sudah kami atur dengan baik, melibatkan aspek gedung, SDM, sarana lainnya, dan teknologi yang mendukung,” tambahnya.

Penerapan alih media juga membuka peluang untuk penanganan kondisi-kondisi tertentu, terutama dalam hal permintaan dari penegak hukum.

“Dalam beberapa kasus, penegak hukum meminta pengiriman arsip secara langsung. Dengan adanya alih media, kami dapat mengirimkan arsip melalui media, mengurangi risiko keamanan karena rawan membawa arsip yang berisi data sebagai fakta hukum,” jelas Sulaiman.

Pentingnya keamanan dalam penggunaan media elektronik juga disoroti oleh Sulaiman. Meskipun ada potensi risiko seperti peretasan (hacker), namun ia menegaskan bahwa keamanan sistem secara digital telah terjamin.

“Rekam jejaknya dapat dilihat secara detil, dan meskipun ada risiko peretasan, keamanan secara digital dapat diandalkan dengan tindakan pencegahan yang tepat,” papar Sulaiman.

Dengan demikian, Dispusip PPU memandang alih media sebagai langkah progresif dalam pemeliharaan arsip. Efisiensi dan keamanan yang dihadirkan oleh sistem ini diharapkan dapat memberikan manfaat signifikan dalam menjaga integritas dan ketersediaan informasi yang dimiliki oleh Dispusip PPU. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM