Disdukcapil PPU Hadapi Tantangan Pencapilan, Upaya Transformasi Kearsipan Terus Dilakukan

Sekretaris Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) PPU, Mawar. Mengungkapkan tantangan besar yang dihadapi oleh instansinya terkait dengan kearsipan, khususnya dalam bidang pencapilan.

Mawar menjelaskan bahwa Disdukcapil PPU memiliki kearsipan yang sangat signifikan dalam bidang pencapilan, dengan data yang digunakan hingga puluhan tahun.

“Kalau kearsipan yang banyak di Disdukcapil itu di bidang pencapilan, karena itu datanya sampai puluhan tahun itu dipakai, beda dengan pendaftaran penduduk, karena enggak ada orang yang setiap bulan ganti KK, itu enggak masalah. Kecuali yang pencapilan itu enggak bisa langsung dimusnahkan yang fisiknya karena itu sampai puluhan tahun masih ada yang datang untuk konfirmasi,” jelas Mawar, baru-baru ini.

Pencapilan, sebagai bagian integral dari kegiatan administrasi kependudukan, menuntut penyimpanan data yang mendalam dan jangka panjang. Meskipun pendaftaran penduduk dapat dikelola dengan lebih dinamis, data pencapilan memiliki relevansi dan kontinuitas yang tinggi, mengakibatkan kebutuhan penyimpanan arsip yang canggih.

Mawar mengungkapkan bahwa saat ini sistem penyimpanan arsip di Disdukcapil PPU masih bersifat konvensional, dengan beberapa arsip yang dijilid dan diikat. Meskipun semua data tersedia di Disdukcapil, kebutuhan akan ruang penyimpanan arsip yang lebih modern dan representatif menjadi semakin mendesak.

“Untuk penyimpanannya juga kita masih konvensional, ada yang dijilid dan ada yang diikat. Semua arsip ada di Disdukcapil, tetapi ruangnya penuh. Jadi ruang khusus kearsipan yang layak sangat diperlukan sebenarnya,” tambahnya.

Dalam menghadapi tantangan ini, Mawar menekankan perlunya transformasi ke arsip digital. Namun, upaya tersebut masih terkendala oleh keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memahami dan mampu mengelola kearsipan digital.

Meskipun begitu, Mawar menyatakan tekadnya untuk terus meningkatkan kualitas SDM di Disdukcapil PPU, sehingga penerapan kearsipan digital dapat menjadi kenyataan.

“Harapannya ke depan, kita bisa meningkatkan SDM kita terutama yang berkompeten di bidang kearsipan digital. Sehingga, kita bisa menerapkan sistem kearsipan digital yang lebih efisien dan modern,” tutup Mawar.

Dengan upaya terus-menerus dalam peningkatan kualitas SDM dan transformasi ke arsip digital, Disdukcapil PPU bertujuan untuk memperbarui dan meningkatkan efisiensi sistem kearsipan mereka.

Langkah ini diharapkan dapat membantu instansi ini mengatasi tantangan kearsipan yang kompleks dan memastikan ketersediaan data yang akurat dan dapat diakses dengan lebih mudah oleh masyarakat. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM