DKP PPU Transformasi Tata Kelola Penyimpanan Arsip dari Fisik ke Digital

DKP PPU sedang bersiap mengganti sistem kearsipannya. Dari manual, ke digital dengan aplikasi Srikandi.

Sekretaris Dinas Ketahanan Pangan (DKP) PPU, Arief Murdiyatno, membuka tirai terkait tata kelola penyimpanan arsip di internal dinasnya. Dia menjelaskan langkah-langkah konkret yang tengah diambil untuk meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas data.

Bagi arsip manual atau fisik, Arief menyampaikan bahwa langkah tradisional tetap diterapkan. Pola ini digunakan sudah sejak lama oleh pihaknya, penerapan ini sejalan dengan prinsip-prinsip tata kelola arsip yang telah ada.

“Kami menyimpannya di lemari arsip, filing kabinet, dan loker sesuai kapasitas masing-masing ruangan di sekretariat maupun di setiap ruangan bidang,” ungkapnya, belum lama ini.

Meski demikian, Arief melihat potensi besar dalam implementasi aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi, atau yang akrab disebut sebagai Srikandi.

“Dengan adanya aplikasi Srikandi ke depan, saya berharap tata kelola penyimpanan arsip di DKP PPU akan menjadi jauh lebih efektif,” tambahnya.

Visi pemerintah untuk mengadopsi pola hidup tanpa kertas atau paperless menjadi fokus dalam pandangan Arief terhadap peran Srikandi. Terlebih, Pj Bupati PPU, Makmur Marbun tengah gencar mengimplementasikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

“Kita bisa menerapkan paperless dan tidak membutuhkan tempat khusus arsip lagi,” tandasnya.

Transformasi ini diharapkan pihak DKP PPU tidak hanya mengurangi penggunaan kertas yang sering menumpuk, tetapi juga meningkatkan efisiensi dalam mencari dan mengelola informasi yang telah dikerjakan pihaknya.

Arief menjelaskan bahwa adaptasi terhadap teknologi ini bukan hanya tentang kemajuan teknis semata, tetapi juga melibatkan perubahan budaya kerja. Di era teknologi seperti saat ini, mendukunh untuk transisi yang lebih masif.

“Penting bagi kami untuk membiasakan pegawai dengan pola kerja baru yang lebih efisien dan efektif,” paparnya.

DKP PPU berkomitmen untuk tidak hanya sekadar mengadopsi teknologi, tetapi juga mengoptimalkan manfaatnya. Arief menyoroti bahwa pengelolaan arsip secara digital dapat memberikan keuntungan lebih dari sekadar efisiensi.

“Ini juga tentang aksesibilitas dan kemudahan dalam berbagi informasi antar bidang,” ungkapnya.

Dia juga menegaskan bahwa, langkah-langkah transformasi ini merupakan upaya nyata dalam mendukung visi DKP PPU menuju pelayanan publik yang lebih baik.

“Kami berkomitmen untuk terus berinovasi demi meningkatkan kualitas layanan kami kepada masyarakat,” tutupnya, sambil memberikan optimisme terhadap masa depan tata kelola penyimpanan arsip di DKP PPU. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM