Sangat Butuh, Setda Provinsi Kaltim Belum Punya Arsiparis untuk Pengelolaan Arsip

Kegiatan kearsipan di Setda Prov Kaltim terus berjalan secara alamiah. Sebab sampai saat ini, belum memiliki arsiparis yang khusus mengelola arsip. Dan itu jadi kendala vital pengelolaan kearsipan di lingkungan setda.

Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) terus berupaya dalam melaksanakan tertib arsip. Dengan melakukan pengelolaan dan penataan kearsipan sesuai aturan di lingkungan Setda Prov Kaltim.

Selama ini Setda Kaltim melalui Biro Umum telah secara rutin melakukan arsip persuratan melalui upaya scan-ing surat sebelum surat itu dikirim. Ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan atau dinas daerah dan Lembaga Teknis Daerah.

Surat yang di-scan, sudah dibubuhi tanda tangan pejabat di Pemerintahan Provinsi Kaltim. Seperti gubernur, wakil gubernur, pj gubernur, sekretaris daerah, hingga asisten. Kemudian nomor surat dan juga stempel. Lalu selain scan, salinan fisiknya juga tetap disimpan.

Namun Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku pihaknya masih kerap terkendala dalam kegiatan arsip. Sebab belum memiliki arsiparis.

“Saya di sini mulai tahun 2021, saya liat dari dulu sampai sekarang belum ada yang namanya arsiparis,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Heldi bilang proses kearsipan yang berjalan, proses scan, itu secara alamiah. Sudah termasuk bagian dari kegiatan administrasi surat menyurat sebagai. Sehingga secara tidak langsung telah rutin dilakukan.

Selain itu sempat ada Bimbingan Teknis yang dilakukan sebagai pedoman. Sehingga Biro Umum Setda Kaltim menjalankan kegiatan arsip dari hasil belajar bimtek itu. Namun tetap arsiparis sangat dibutuhkan.

“Yang jelas itu, arsiparis kami sangat membutuhkan. Sampai saat ini, kami belum ada arsiparis. Itu salah satu kendala kami.”

“Karena yang namanya arsiparis kan orang yang sudah menguasai kearsipan,” tambah Heldi. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM