Kadisdik Kaltim: Srikandi Bikin Persuratan Jadi Cepat dan Hemat

Menurut Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud) Kaltim Muhammad Kurniawan. Aplikasi Srikandi tidak hanya mempercanggih sistem kearsipan. Namun sekaligus kesekretariatan. Semisal urusan persuratan yang nantinya akan jadi lebih cepat dan hemat biaya.

Selama ini, sistem persuratan manual di pemerintahan punya alur yang cukup panjang. Dari pembuatan surat di level staf, lalu di-print, dicek oleh kepala bidang atau yang berkepentingan. Kalau ada yang harus direvisi, ya prosesnya diulang lagi. Setelah oke, surat (misal) ditujukan ke kepala dinas, harus disampaikan melalui protokoler yang telah ditentukan.

Sampai di meja kepala dinas, surat tersebut belum tentu langsung bisa dibaca dan dilanjutkan prosesnya. Karena bisa jadi kepala dinas sedang ada pekerjaan di luar kantor, sampai luar daerah. Kalau sudah begitu, untuk menyelesaikan satu surat, butuh waktu yang relatif lama.

Kalau masih di satu kantor, urusannya hanya waktu. Bayangkan jika ada sekolah dari Mahulu yang berkirim surat ke Disdikbud Kaltim di Samarinda. Bukan hanya waktu, namun ada biaya yang harus dikeluarkan untuk mengantar surat tersebut.

Nah, semua kerumitan itu, kata Kadisdikbud Kaltim, Muhammad Kurniawan. Berpotensi hilang dengan adanya aplikasi Srikandi. Karena ada fitur integrasinya, jadi setiap pimpinan bisa mengecek surat masuk dan keluar yang harus ia tanda tangani melalui tabletnya.

Sedang berada di mana dan jam berapa saja tidak jadi persoalan, selama ada internet. Proses ACC pun bisa lebih singkat, karena pimpinan memiliki tanda tangan elektronik.

“Jadinya persuratan itu interface, penghematan, cepat, dan kita bisa di mana pun tempatnya asal ada sinyal.”

“Untuk melakukan transaksi surat-menyurat apapun kita kepada staf. Nanti dari sekolah ke cabang dinas, dari cabang dinas ke saya.”

“Dan saya bisa mendisposisi ke sekolah, tanpa melalui surat lagi, langsung sudah bisa,” kata Kurniawan baru-baru ini.

Apa yang dia katakan tadi, bukan masih sebatas kemungkinan. Karena Kurniawan sudah menerapkannya sendiri. Serta membuktikan kalau penerapan aplikasi Srikandi sangat bermanfaat.

“Itu sudah saya gunakan tahun ini di cabang dinas dan saya memulainya lagi untuk sekolah-sekolah SMA, SMK, SLB dan di cabang dinas satu sampai dengan enam,” pungkasnya. (fth/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM