Aturan Kearsipan Diperbarui, akan Diturunkan ke Pemprov Kaltim hingga Daerah

Meski sistem kearsipan akan beralih digital. Namun prinsip dasar atau 4 pilar kearsipan akan tetap dipertahankan. Sebagai penyesuaian beberapa aturan diperbarui oleh pusat. Dan akan diadaptasi ke Kaltim dan daerah.

Belakangan sistem kearsipan digital. Dalam rangka mendukung sistem pemerintahan dan reformasi birokrasi menuju sistem digital. Seluruh instansi pemerintahan akan menggunakan aplikasi Srikandi. Baik pusat maupun daerah provinsi dan kabupaten/kota.

Merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi sebagai aplikasi yang diluncurkan pemerintah sebagai aplikasi administrasi surat menyurat sekaligus pengelolaan kearsipan yang saling terintegrasi.

Dengan begitu, segala administrasi di lingkungan pemerintahan akan secara otomatis terarsipkan secara digital. Lebih mudah untuk mengelolanya, karena sudah tersimpan dalam database. Sehingga ketika mencari tinggal memasukkan data saja.

Meski terlihat lebih mudah dan praktis. Namun 4 pilar kearsipan tidak bisa dipisahkan. Tetap harus diterapkan karena sebagai landasan atau tiang penyangganya. Sehingga baik itu konvensional maupun digital 4 pilar iti tetap harus dilakukan.

Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim mencatat empat pilar itu adalah, pertama yaitu tata naskah dinas, kemudian klasifikasi arsip, ketiga jadwal retensi arsip, dan yang terakhir sistem klasifikasi keamanan akses arsip.

Empat pilar itu kemudian dikuatkan dengan beberapa aturan yang diperbarui. Seperti Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang tata naskah dinas. Yang kedua adalah kode klasifikasi arsip dalam Permendagri nomor 83 Tahun 2022  

“Dan yang terakhir baru dapat pengesahan persetujuan untuk jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan arsip kepada Pemerintahan Provinsi Kaltim yang mendapatkan persetujuan oleh kepala arsip nasional republik Indonesia pada tanggal 17 Oktober 2023,” jelas Dewi belum lama ini.

Lebih lanjut Dewi bilang berbagai aturan terbaru itu akans egera dibuatkan atau diturunkan melalui perda Kaltim. Yakni mrlalui peraturan gubernur. Yang kemudian akan disebar sebagai instruksi.

“Dan segera dilakukan percepatan untuk dinaikkan ke peraturan Gubernur Kaltim. Yang akan diadopsi oleh 10 kabupaten kota se-Kaltim untuk pelaksanaan 4 pilar tersebut,” pungkasnya. (ens/fth) 

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM