Arsip Berdasar Pemilik dan Sifatnya; Mengenal 9 Jenis Arsip (Bagian 3)

Sedikitnya, ada 9 jenis arsip yang ada di Indonesia. Setelah di bagian pertama dan kedua membahas 4 macam arsip. Yakni berdasarkan bentuk fisik, isi, masalah, keahliannya. Selanjutnya adalah arsip berdasarkan pemilik dan sifatnya.

Arsip adalah semua hal yang berkaitan dengan dokumen penting. Jadi pengarsipan tidak melulu dilakukan oleh instansi pemerintahan. Organisasi lainnya, semisal organisasi masyarakat (ormas), asosiasi, komunitas, hingga partai politik juga sangat membutuhkan tata kelola arsip.

Mengutip dari Liputan6 berdasarkan pemiliknya, arsip terbagi menjadi 2 jenis, antara lain:

1. Lembaga pemerintahan

– Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah organisasi tertinggi dari Lembaga Kearsipan di Indonesia. ANRI lalu menaungi Lembaga Kearsipan di tingkat daerah.

– Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional daerah), termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah khusus Ibukuota Jakarta) yang selanjuntya disebut arsip nasional daerah.

2. Instansi pemerintah/swasta

– Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan karbon kopinya atau bukan salinan atau bukan microfilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.

– Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

Selanjutnya adalah jenis arsip berdasarkan sifatnya. Terbagi menjadi 5, yaitu:

1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Misalnya surat undangan dan surat pemberitahuan.

2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Misalnya surat lamaran kerja dan surat tagihan.

3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Misalnya surat perjanjian dan surat kontrak.

4. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Misalnya naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Misalnya hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran. (fth/wbi)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM