Baru 5 Persen dari 37 OPD Pemprov Kaltim yang Sudah Lakukan Penataan Arsip

Sebelum diserahkan ke lembaga kearsipan daerah masing-masing OPD wajib melakukan penataan arsip. Namun dari 37 OPD di Kaltim, baru 5 persen yang sudah melakukannya.

Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Bahwa setiap satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

Terutama arsip yang  tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara. Sebagai sebuah bentuk dari pertanggungjawaban atas kegiatan yang sudah didanai itu.

Termasuk OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Yang terdiri atas 37 OPD. Nah mereka penyerahannya dilakukan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim. Sebagai OPD pengelolaan arsip.

Meski begitu kata Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim, Ana Palyantisari. Bahwa sebelum melakukan penyerahan. Masing-masing OPD wajib melakukan penataan dan pengelolaan arsip terlebih dahulu.

“Untuk arsip yang mau diserahkan itu kan hasil penataan dulu,” terang Ana pada Senin, 6 November 2023.

Banyak OPD Belum Tata Arsipnya

Meski begitu Ana bilang dari 37 OPD di Pemerintahan Provinsi Kaltim, realisasinya masih rendah. Sekitar baru 5 persen dari 37 OPD itu yang telah melakukan penataan arsip di tingkat OPD.

“Tidak semuanya yang sudah melaksanakan penyerahan arsip statisnya. Karena mereka melaksanakan kegiatan penataan arsipnya saja belum melaksanakan bagaimana mau menyerahkan,” kata Ana.

Ana menjelaskan kalau pengelolaan itu dimulai dari ketika arsip masih berstatus aktif di unit kerja. Kemudian setelah masa aktifnya habis dipindahkan ke record center, menjadi arsip inaktif.

“Untuk dipindah ke record center nah itu untuk semua opd belum melaksanakannya,” tambah Ana.

Menurut Ana, pengelolaan arsip di masing-masing OPD sangat diperlukan. Sebab akan mempermudah pendataan dan penilaian arsip. Untuk kemudian dinilai menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JAR). (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM