Begini Alur Suatu Arsip Bisa sampai ke Depo Arsip

DPK Kaltim menampung arsip dari seluruh OPD di lingkungan pemprov. Namun untuk sampai di Depo Arsip, perlu lalui rangkaian proses panjang terlebih dahulu.

Sebagai OPD alias dinas yang bertugas menerima dan mengelola arsip. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim) memfasilitasi Depo Arsip. Sebagai tempat penyimpanan arsip.

Depo Arsip merupakan suatu ruangan khusus. Ruang penyimpanan khusus arsip yang dimiliki oleh DPK Kaltim. Dan dirancang dengan struktur khusus untuk memenuhi kebutuhan terhadap pelindungan, pemeliharaan dan perawatan arsip.

Untuk Depo Arsip milik DPK Kaltim sendiri berada di Jalan Bung Tomo No.130, Sungai Keledang, Kecamatan Samarinda Seberang, Kota Samarinda. Terpisah dengan gedung Perpustakaan Daerah Kaltim yang letaknya di Jalan Juanda.

Meski begitu, untuk suatu arsip bisa sampai ke Depo Arsip perlu melalui rangkaian proses yang panjang dan tidak sembarangan. Sebab yang dikelola merupakan dokumen pemerintahan.

Alur Menuju Depo Arsip

Pelaksanaa Harian (Plh) Kepala DPK Kaltim, Taufik mengungkap alur panjang arsip dari masing-masing OPD bisa sampai ke Depo Arsip milik DPK Kaltim.

Setiap OPD perlu mengelola dan mengumpulkan arsip mereka terlebih dahulu. Yakni dokumen yang nilai gunanya telah menurun. Biasanya berusia lebih dari 10 tahun.

Setelah itu akan ada tim khusus yang memverifikasi arsip. Dan melakukan penilaian menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JAR). Kemudian dibuatkan notulen dan pertimbangan kategori arsip.

“Memverifikasi apakah betul arsip ini sudah layak untuk diserahkan ke depo arsip provinsi atau tidak,” jelas Taufik pada Senin, 6 November 2023.

“Jangan-jangan ada yang belum waktunya diserahkan ke provinsi jadi itu ada proses verifikasi di situ,” tambahnya.

Sehingga, kata Taufik, tidak hanya setelah 10 tahun lebih bisa langsung diserahkan. Karena penilaian JAR juga melahirkan dua pertimbangan. Masuk kategori arsip statis atau usul musnah.

Untuk arsip usul musnah akan dilakukan proses pemusnahan dengan melakukan pencacahan arsip. Dan dilakukan setelah proses persetujuan panjang.

“Tapi tentu saja ada arsip yang dimusnahkan itu mendapat persetujuan dari ANRI, harus diverifikasi baru bisa dimusnahkan,” ungkap Taufik.

Sementara untuk arsip statis akan masuk ke Depo Arsip. Untuk disimpan dan dipelihara. Biasanya meski arsip itu nilai kegunaannya menurun. Namun memiliki nilai guna sejarah yang berharga. Sehingga harus dilestarikan. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM