Bersifat Rahasia, Arsip Tertutup hanya Boleh Digunakan untuk 3 Hal

Pengelolaan dan penataan arsip tertutup harus dibedakan dengan pengelolaan arsip statis lainnya. Sebab sifatnya yang rahasia membuat arsip itu tidak boleh dikelola dengan sembarangan bahkan diakses sembarang pihak. Namun hanya boleh untuk 3 hal berikut.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara sebagai lembaga kearsipan daerah terbaik se-Kalimantan Timur (Kaltim). Belum lama ini tengah memperdalam lagi ilmu kearsipannya. Bukan lagi ilmu dasar, mereka belajar mengenai tata cara pengelolaan arsip tertutup.

Yang dimaksud dengan arsip tertutup ini, merupakan arsip yang sifatnya rahasia/ tertutup. Yakni arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro.

Sehingga arsip tertutup ini tidak boleh diakses oleh sembarang pihak atau bahkan dibuka untuk publik. Hanya untuk kepentingan tertentu saja dengan pengawasan yang sangat ketat. Sebab kalau tidak dijaga dengan baik, ada sanksi yang menanti.

Dari belajar mengenai arsip tertutup. Bidang Kearsipan Kukar akan segera mengeksekusi arsip tertutup yang mereka miliki. Dengan sesuai aturan dan tata cara yang baik.

Kepala Bidang Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan (P3K) Varia Fadillah menjelaskan kalau arsip tertutup itu hanya boleh digunakan untuk tiga hal. Di antaranya untuk mendukung kegiatan penyidikan dari pihak aparat. Kemudian yang kedua untuk penelitian.

“Dan untuk penelitian juga harus dipinjamkan sebentar saja tidak boleh dipermanenkan. Tapi nanti dikembalikan, ditunggu,” jelas Varia Fadillah pada Kamis 9 November 2023.

“Kemudian yang ketiga adalah dilaporkan kepada pihak DPR,” lanjutnya.

Varia Fadillah menyebut kerahasiaan itu yang harus dijaga. Dan dikelola sesuai pedoman yang ada. Sebab itu merupakan arsip milik negara yang penting. Atau bahkan informasi disebar sembarangan.

“Kita memberikan informasi, kita melanggar aturan. Karena memberikan informasi arsip tertutup itu ada sanksinya di antaranya penjara 5 tahun dan denda 250 juta,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM