Diskominfo PPU Terkendala Kearsipan, Butuh Sistem Terintegrasi yang Efisien

Bidang Informasi, Komunikasi Publik, dan Kehumasan (IKPH) Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Penajam Paser Utara (PPU) menghadapi tantangan dalam mengelola sistem kearsipan yang masih bersifat manual.

Kepala Bidang IKPH Diskominfo PPU, Siswanto, mengungkapkan kendala dan upaya yang sedang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kearsipan di dalam dinasnya.

“Saat ini, kearsipan kita masih dilakukan secara manual. Beberapa dokumen disimpan di perangkat komputer dalam folder terpisah, terutama untuk dokumentasi kegiatan Pemda PPU,” ujar Siswanto, baru-baru ini.

Ia menjelaskan bahwa arsip mengenai pemberitaan juga masih dikelola secara manual dengan pembagian folder khusus untuk rilis dan berita yang diliput oleh staf Diskominfo PPU.

Meskipun upaya manual telah dilakukan, Siswanto menyadari bahwa tuntutan penyimpanan arsip yang semakin besar memerlukan solusi yang lebih terstruktur dan efisien.

“Kami belum menggunakan penyimpanan berbasis cloud karena keterbatasan kapasitas, terutama di layanan seperti Google Drive yang hanya memberikan kapasitas 15 GB. Padahal, arsip dokumentasi kita memiliki file-file berukuran besar, terutama foto-foto dengan rata-rata ukuran di atas 3 MB,” tambahnya.

Tantangan lain yang dihadapi adalah keterbatasan ruangan yang mempengaruhi kenyamanan kerja staf. Dengan ruangan yang sudah penuh oleh arsip, Diskominfo PPU berencana untuk menyediakan ruangan khusus guna menyimpan arsip-arsip tersebut agar tidak mengganggu ruang kerja.

“Kita enggak ada ruangan khusus, sangat terbatas di sini. Ini saja ruangan kita sudah penuh, seharusnya ruangan kerja ini harus bersih dari arsip-arsip. Kita mesti ada ruangan khusus supaya suasana kerja juga agak enak. Kalau ruangan penuh arsip begini kan agak kumuh,” kata Siswanto.

Diskominfo PPU berkomitmen untuk terus meningkatkan sistem kearsipan dan pelayanan informasi publik, sehingga dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada masyarakat dan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat. (nip/fth)

Ikuti Berita lainnya di

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM