Kenalan dengan Jadwal Retensi Arsip, Cara Menilai dan Mengkategorikannya

Ribuan bahkan ratusan ribu dokumen tersimpan rapi di Depo Arsip DPK Kaltim. Ada yang terus disimpan, ada juga harus dimusnahkan. Arsip di sana dipilah dan dikategorikan menggunakan jadwal retensi arsip.

Dalam pemerintahan, tentu menggunakan banyak dokumen. Seperti halnya Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Baik di lingkungan dinas maupun sekretariat daerah.

Semua dokumen dari OPD yang sudah lama dan sedang tidak digunakan, berubah menjadi arsip. Yang setelah dalam jangka waktu tertentu akan disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim.

Nah di sini, selain DPK sebagai tempat berkumpulnya semua arsip, juga bertugas melakukan pengelolaan. Memilah dan menilai arsip untuk kemudian dikategorikan. Apakah termasuk harus dipelihara atau boleh dimusnahkan.

Pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim), Arsiparis Penyelia, Ana Palyantisari menjelaskan kalau arsip yang tersimpan di lembaga arsip daerah ini adalah arsip statis.

“Arsip statis ini adalah arsip yang kita nilai. Penilaian ini menggunakan yang namanya jadwal retensi arsip. Selain kita menggunakan instrumen jadwal retensi arsip penilaian arsip juga menggunakan dengan nilai guna arsip itu sendiri,” jelas Ana pada Kamis, 2 November 2023.

Jadwal Retensi Arsip (JRA) sendiri secara sederhana merupakan daftar yang berisi informasi jangka waktu penyimpanan atau retensi. Kemudian ada juga jenis arsipnya. Diukur berdasarkan informasi di dalam arsip itu.

Jadwal Retensi Arsip

Lalu keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip. Apakah dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Sehingga jadwal retensi arsip itu yang digunakan oleh DPK untuk menilai suatu arsip. Untuk tetap disimpan atau dimusnahkan karena masuk kategori usul musnah. Untuk penilaian pun juga ada prosedurnya.

“Kegiatan penilaian arsip dimulai membentuk tim penilai. Tugas tim penilai arsip itu adalah menilai arsip yang mana nanti arsip itu menjadi arsip usul musnah.”

“Jadi yang statis bisa disimpan di Depo. Kemudian yang usul musnah, bisa dimusnahkan,” tambah Ana.

Cara mereka bekerja pun tidak sembarangan. Hasil penilaian dicatat melalui notulen. Untuk kemudian diberi kategori.

“Misal yang dinilai 15 ribu berkas, kemudian hasilnya ad arsip statis 100 berkas, sisanya menjadi arsip usul musnah,” imbuh Ana.

Penilaian itu berdasarkan umur arsip, berapa lama arsip itu aktif, berapa lama inaktif. Hingga melihat dari nilai informasi yang dikandung. (ens/dra)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM