Langkah SMKN 2 PPU untuk Terus Tingkatkan Tata Kelola Kearsipan

Sekolah Menengah Kejuruan Negeri (SMKN) 2 Penajam Paser Utara (PPU) terus berkomitmen untuk meningkatkan tata kelola kearsipan. Sebagai bagian dari upaya penyelenggaraan administrasi yang lebih baik di lingkungan sekolah.

Koordinator Tata Usaha, Herni, mengungkapkan langkah-langkah konkret yang diambil untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Herni, tugas dan tanggung jawab dalam tata usaha sekolah telah dibagi-bagi sesuai dengan bidangnya masing-masing, seperti ketenagaan, kesiswaan, dan administrasi. Setiap bagian bertanggung jawab atas tugas tertentu, termasuk pengarsipan dokumen yang berhubungan dengan bidangnya.

“Di sini terbagi-bagi setiap tata usaha itu punya tupoksinya masing-masing misalnya bagian ketenagaan, kesiswaan, administrasi sendiri dan sapras sendiri juga. Misalnya kita dapat tugas dari Wakil Kepala (Waka) Sekolah bagian tertentu tadi yah kita arsipkan di masing-masing bagian itu,” katanya, baru-baru ini.

Meskipun terdapat pembagian tugas, ruang penyimpanan arsip di SMKN 2 PPU masih bersifat bersama. Herni menjelaskan bahwa setiap bagian memiliki area penyimpanan tersendiri di ruang tata usaha. Namun belum ada ruang khusus yang secara eksklusif diperuntukkan sebagai ruang arsip.

Herni mengakui adanya keterbatasan dalam hal ruang kearsipan khusus. Saat ini, sekolah belum memiliki ruang yang dikhususkan untuk kegiatan pengarsipan. Oleh karena itu, SMKN 2 PPU tengah mempertimbangkan pengembangan infrastruktur untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Sebagai langkah positif, SMKN 2 PPU telah mengirimkan sejumlah staf untuk mengikuti pelatihan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi). Pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman staf terkait tata kelola kearsipan menggunakan teknologi terkini.

“Iya kita ada staf yang ikut untuk Bimtek Srikandi, namun itupun yang ikut belum menginformasikan, tetapi beberapa staf ada yang sudah ikut pembekalannya terkait tata kelola kearsipan menggunakan sistem srikandi,” tuturnya.

Meski telah ada staf yang mengikuti pelatihan, Herni mengungkapkan bahwa implementasi Srikandi belum sepenuhnya terlaksana. Beberapa staf yang telah mengikuti pelatihan belum membagikan ilmu dan keterampilan yang diperoleh kepada staf lainnya.

Herni menegaskan bahwa dibutuhkan koordinasi yang lebih baik antar berbagai bidang tata usaha di sekolah untuk memastikan efektivitas sistem kearsipan. Pembagian tugas harus didukung oleh pertukaran informasi yang lancar guna memastikan bahwa setiap bagian memiliki akses dan pemahaman yang cukup terhadap arsipnya.

Proses implementasi Srikandi juga menemui kendala, terutama dalam hal teknis. Herni menyebut bahwa masih ada kebutuhan untuk pemahaman teknis yang lebih mendalam terkait sistem kearsipan yang terintegrasi..

Meskipun terdapat kendala, Herni menyadari bahwa penerapan Srikandi dapat membawa manfaat besar bagi efisiensi penyelenggaraan administrasi. Dengan integrasi sistem, diharapkan proses pengarsipan dan pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.

Sebagai penutup, Herni menyampaikan harapannya terkait pengembangan infrastruktur sekolah. Pembangunan ruang kearsipan khusus menjadi salah satu prioritas agar pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih terstruktur dan efektif.

“Untuk ruang penyimpanan arsip itu kita jadi satu. Tetapi juga ada yang masing-masing di ruangan Waka di bagian tertentu. Tetapi kalau ruang kearsipan khusus itu kita belum ada,” tandasnya. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM