Profesi Arsiparis: Pengertian dan Tugas

Banyak yang belum mengetahui tentang arsiparis. Meskipun pada beberapa bidang arsiparis sering digunakan tetapi banyak orang yang belum mengetahui tentang apa yang dimaksud dari arsiparis. Artikel ini akan mengupas tuntas pengertian dan tugas arsiparis.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, arsiparis bisa diartikan sebagai seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal maupun pendidikan atau pelatihan kearsipan.

Arsiparis juga merupakan orang yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung untuk melakukan kegiatan pengarsipan, baik sebagai pegawai negara atau karyawan swasta.

Arsiparis merupakan sebutan untuk orang yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan.

Kompetensi tersebut bisa didapatkan dari pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Tugas pokok seorang arsiparis adalah pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, pembinaan kearsipan, serta pengelolaan dan penyajian arsip menjadi informasi.

Nah, penanganan arsip yang nggak benar bisa menyebabkan arsip menjadi rusak, terselip, tidak terawat, bahkan hilang.

Padahal, arsip punya nilai penting di bidang pendidikan, terutama untuk kegiatan penelitian dan penulisan sejarah. Jadi, untuk mengelola arsip benar-benar dibutuhkan tenaga ahli spesialis.

Setelah mengetahui pengertian arsiparis, pada bagian ini, kita akan membahas mengenai tugas pengelolaan arsip dinamis:

1. Membuat Laporan Evaluasi dan Penilaian Arsip

Tugas dan kewajiban arsiparis yang pertama yaitu untuk membuat sebuah laporan evaluasi dan penilaian terkait bidang kearsipan.

2. Membuat Laporan Pelayanan Arsip

Berbeda dengan laporan evaluasi dan penilaian arsip, laporan yang satu ini dibuat untuk mengetahui pelayanan dari bidang kearsipan.

3. Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan

Setiap arsip yang diserahkan kepada pihak lain, seperti instansi yang sama maupun instansi dari luar. Arsiparis merupakan orang yang bisa melakukan pendaftaran arsip tersebut.

4. Mendaftarkan Arsip yang Dimusnahkan

Tidak hanya arsip yang diserahkan yang dilakukan pendaftaran, arsiparis juga perlu melakukan pendaftaran terhadap sebuah arsip yang dimusnahkan.

5. Membuat Persetujuan Pemusnahan Arsip

Selain melakukan pendaftaran terhadap arsip yang dimusnahkan, arsiparis merupakan pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk membuat lembar persetujuan atas dimusnahkannya sebuah arsip. Hal ini menjadi tugas wajib dari seorang arsiparis apabila sudah tiba masa jadwal retensi.

6. Membuat Jadwal Retensi Arsip

Arsip pada dasarnya tidak dilakukan penyimpan untuk selamanya. Setiap arsipa memiliki durasi waktu masing-masing untuk diarsipkan. Nah, durasi waktu arsip ini sering disebut sebagai jadwal retensi. Arsiparis mempunyai tugas dan kewajiban untuk menyusun jadwal retensi dari sebuah asip.

7. Memindahkan Arsip

Pada saat arsip yang memiliki bentuk dokumen perlu dilakukan pemindahan. Seorang arsiparis memiliki wewenang unutk melakukan pemindahan setiap arsip berdasarkan petimbangan dan keputusan yang mendukung.

8. Membuat Daftar Arsip Vital

Arsiparis memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pembuatan daftar dari setiap arsip yang bisa dikatakan bersifat vital. Apabila sudah, penataan arsip vital akan menjadi lebih mudah.

9. Membuat Daftar Arsip yang Dialih Media

Tugas selanjutnya dari arsiparis adalah memberikan keputusan terkait izin sebuah arsip untuk dilakukan publikasi atau alih media. Di sini, arsiparis perlu mengomunikasikan dan mempertimbangkan dengan berbagai pihak yang memiliki kewenangan terkait asip tersebut.

10. Membuat Daftar Arsip Terjaga

Sebuah arsip tentu saja wajib dijaga sepanjang waktu. Sebagai salah satu data yang memiliki nilai penting, seorang arsiparis mengembang tugas dan wewenang yang cukup ketat untuk untuk membuat daftar arsip terus terjaga.

11. Membuat Salinan Otentik Arsip Terjaga

Setelah dibuat daftar arsip terjaga, berikutnya arsiparis memiliki kewajiban untuk membuat salinan otentik dari arsip yang terjaga. Hal ini akan mempermudah apabila pada suatu waktu, sebuah arsip yang menjadi sangat penting atau bersifat sangat rahasia.

Sebagai barang penting dan rahasia, maka harus ada salinan dari arsip tersebut. Pembuatan salinan otentik juga perlu dilakukan apabila ada pihak yang membutuhkannya. Dengan membuat salinan dari arsip otentik, maka arsip otentik dapat terjaga dengan aman.

12. Memverifikasi Arsip Aktif yang Autentik

Pada bagian ini, seorang arsiparis memiliki tugas untuk memastikan arsip yang masuk agar disimpan dalam bentuk yang asli atau otentik. Hal ini menjadi sangat penting dikarenakan untuk memastikan keaslian dari data atau arsip yang memang harus disimpan.

13. Melakukan Registrasi Arsip

Arsiparis yang bekerja dalam suatu instansi atau lembaga dapat dipastikan akan bertambah terus seiring bertambahnya waktu. Hal ini dapat menjadikan setiap arsip dari berbagai data yang ada bisa dilakukan pengelolaan dengan baik.

Arsiparis juga memiliki tugas untuk melakukan registrasi arsip yang masuk untuk kemudian disimpan. Untuk tugas ini biasanya akan disediakan ruangan dan tempat spesifik agar arsip dapat tersimpan dengan baik. Arsiparis tidak boleh hanya sekedar menaruh arsip, pada saat arsip masuk, maka arsip harus diurutkan. Hal ini dilakukan sebagai upaya agar arsip tetap tersimpan dengan baik.

Jadi itu dia pengertian dan tugas arsiparis.  Tertarik untuk menjadi arsiparis? (rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM