Punya Record Center Kearsipan Terpadu, BPKAD Kaltim Jadi Percontohan

Berbeda dari mayoritas OPD di Kaltim. BPKAD punya record center terpadu yang cukup masuk standar. Sistem kearsipannya kerap jadi percontohan hingga studi tiru oleh OPD lain di Kaltim.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim) mencatat bahwa mayoritas lembaga atau instansi pemerintahan termasuk Organisasi Perangkat Daerah (OPD) belum menerapkan tertib arsip.

Bahkan dari daftar 37 OPD di Kaltim, tercatat hanya 5% nya yang baru menerapkan penataan dna pengelolaan arsip dengan baik. Bahkan sampai melakukan penyerahan dan pemusnahan arsip.

Dari banyaknya OPD tersebut, Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kaltim masuk dalam penerapan kearsipan terbaik antar OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim.

Bahkan kerap kali menjadi percontohan bagi berbagai OPD, baik dinas Kaltim yang bertempat di Samarinda ataupun OPD dari luar daerah Samarinda. Untuk melakukan studi tiru.

Pranata Kearsipan atau Arsiparis Ahli Pertama BPKAD Kaltim Lydia Martharina mengaku beberapa bulan yang lalu pihaknya mendapatkan kunjungan dari lembaga kearsipan daerah (LKD) dari luar Samarinda.

“Terakhir kita dapat kunjungan dari LKD Bontang, mau lihat record center kami,” jelas Lydia pada Senin, 21 November 2023.

Bisa disebut sebagai percontohan. Sebab BPKAD sendiri memiliki record center yang cukup terpadu sesuai aturan. Karena memiliki Lemari Roll O Pack Mobile File, mirip dengan yang berada di Depo Arsip DPK Kaltim. Meski dengan luas ruangan yang lebih kecil.

“Ini menyimpan berbagai arsip keuangan Kaltim, ada juga data ASN, pensiunan dan mutasi,” tambah Lydia sembari memperlihatkan ruang penyimpanan arsipnya.

Bahkan kata Lydia, setiap bidang pun memiliki filling cabinet penyimpanan arsip yang baik. Sehingga arsip di BPKAD sudah terorganisir mulai dari bagian bidang. Dan kemudian bermuara di record center.

Berbagai kategori arsip, baik dinamis, statis, terkelola dengan baik. Mereka tak lagi kesulitan jika akan mencari arsip lama yang sewaktu-waktu dibutuhkan. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM