Sistem Kearsipan OPD Kaltim Dinilai Masih Berantakan, Ini Solusi Mengatasinya

Pengelolaan kearsipan di seluruh OPD Pemprov Kaltim di nilai masih berantakan. Untuk mengatasi hal tersebut DPK Kaltim meminta agar seluruh OPD dapat segera beralih ke Srikandi.

Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Dewi Susanti mengungkapkan bahwa masih banyaknya OPD di lingkungan Pemprov Kaltim yang hingga kini, masih menggunakan sistem manual dalam pengarsipannya.

“Arsip dinamis aktif dan inaktif harus ditata dengan baik sehingga arsip itu kala diperlukan oleh bapak pimpinan dengan sangat mudah ditemukan dalam bentuk berkas, ” ungkap Dewi.

Terlebih, masih banyaknya OPD di Kaltim yang belum memiliki record center untuk menyimpan secara teratur arsip-arsip mereka.

Arsp-arsip yang belum memiliki record center memiliki risiko sulit ditemukan atau hilang.

“Berkas tidak disimpan di dalam gudang begitu, dicari susah dan ditemukan secara mutilasi atau terpisah-pisah dari berkas arsipnya,” jelas Dewi.

Karena itu, Dewi menekankan kepada seluruh perangkat daerah agar membenahi beberapa hal yang perlu diperbaiki dalam sistem kearsipan.

Seperti seluruh OPD yang ada di Kaltim harus memiliki record center.  Record center ini penting sebagai pusat penyimpanan data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah.

“Terkadang arsip itu begitu selesai tahun anggaran habis atau mungkin arsipnya sudah lampau ganti tahun dokumen itu diikat dan ditumpuk di gudang barang,” jelasnya.

Lebih lanjut, Dewi juga menekankan agar para perangkat daerah lebih intens dalam pembuatan daftar arsip.

Menurutnya daftar arsip ini penting.  Saat instansi menyerahkan arsip-arsip mereka ke Kearsipan Kaltim. Dan dilengkapi berita acara dari pemilik arsip saat menyerahkan arsip tersebut.

“Kemudian Lembaga kearsipan akan memvalidasi untuk kategori arsip yang bersifat vital atau statis permanen yang harus diabadikan,” jelasnya.

Sementara itu, Dewi juga menekankan agar seluruh OPD di lingkungan Kaltim dapat segera beralih ke aplikasi pengelolaan arsip dinamis yakni Srikandi yang berfungsi untuk membantu pengelolaan arsip.

“Kami berharap dengan adanya pengenalan aplikasi Srikandi dan pelatihan pengelolaan arsip, sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim dapat menjadi lebih baik,” pungkasnya. (dmy/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM