Tahun 2024, Dinkes Kaltim akan Mulai Tertibkan Arsip

Meski mengalami kendala dalam kegiatan pengarsipan. Dinas Kesehatan (Dinkes) Kaltim berencana mulai menertibkan arsipnya pada tahun depan.

Peran tenaga kearsipan dalam hal ini arsiparis, di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) sangatlah penting.

Sebab arsiparis itu akan membantu kegiatan tertib arsip. Yakni pusat penataan dan pengelolaan kearsipan di lingkungan OPD. Sebelum arsip itu diserahkan ke lembaga kearsipan daerah atau Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim.

Karena kurangnya tenaga arsiparis di banyak OPD di Kaltim. Kegiatan kearsipan menjadi tidak berjalan maksimal. Bahkan masih banyak OPD yang belum melakukan penataan dan pengelolaan arsip di tingkat OPD.

Dinas Kesehatan Kaltim, termasuk terkendala dalam proses pengarsipan. Karena tidak memiliki tenaga arsiparis. Meski begitu pihak Dinkes terus berupaya agar kegiatan pengarsipan terus berjalan.

Rencananya Dinas Kesehatan Kaltim akan mulai melakukan tertib arsip. Pada tahun depan 2024. Yakni dengan penataan dan pengelolaan arsip yang selama ini belum tertata dengan baik.

Pengelola Kepegawaian Dinas Kesehatan Kaltim Ridwan Kasim mengaku akan ada anggaran khusus untuk kegiatan kearsipan. Karena pelaksanaan kearsipan ini sendiri memang tidak mudah.

Perlu pembentukan panitia khusus. Kemudian pemilahan arsip. Penilaian menggunakan jadwal retensi arsip. Juga pertimbangan arsip dipermanenkan atau dimusnahkan. Apalagi jumlah arsip yang dikelola tidak sedikit dengan usia yang tidak sedikit pula.

“Tahun 2024 menganggarkan untuk menyusun arsip dari tahun sekian sampai tahun sekian setelah itu diadakan pemilahan,” jelas Ridwan, pada Kamis, 9 November 2023.

Menurut Ridwan, setelah melakukan penataan dan pengelolaan arsip dengan baik. Barulah pihaknya bisa melakukan penyerahan arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim.

Karena sebelum melakukan penyerahan, perlu upaya penataan dan pengelolaan dengan baik di record center OPD. Sehingga arsip sudah rapi sebelum diserahkan.

“Kalau di Dinas Kesehatan Kaltim, arsip yang sudah tertata seperti arsip Covid-19 dan juga arsip keuangan,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM