Tidak Sembarangan, DPK Kaltim Lalui Berbagai Tahapan Sebelum Musnahkan Arsip

Ada banyak jenis arsip di DPK Kaltim. Ada yang terus disimpan ada juga yang dimusnahkan. Tapi sebelum memasuki tahap pemusnahan, beberapa tahapan harus dilalui.

Jenis arsip itu beragam. Ada arsip statis, dinamia, arsip aktif, inaktif, hingga arsip usul musnah. Nah arsip usul musnah itu termasuk dalam dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi dan boleh dimusnahkan.

Namun untuk mencapai jenis arsip usul musnah, tidaklah sembarangan. Sebagai perangkat daerah yang bertanggung jawab mengelola arsip. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim) harus melalui berbagai tahapan.

Pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim), Arsiparis Penyelia, Ana Palyantisari menjelaskan ada tahapan untuk menilai jenis arsip. Yakni menggunakan jadwal retensi arsip.

“Jadi kita menilai arsip menggunakan jadwal retensi arsip kemudian menggunakan nilai guna arsip. Nilai guna arsip yang mengandung kesejarahan,” ujarnya belum lama ini.

Dimulai dengan Membentuk Tim

Kata Ana, sebelum melakukan penilaian arsip. Kegiatan penilaian arsip dimulai dengan membentuk tim penilai. Tugas dari tim penilai arsip itu adalah menilai arsip mana yang masuk kategori usul musnah atau perlu disimpan.

Namun sebelum bertugas, tim terlebih dahulu mendapatkan SK Gubernur. Barulah tim penilai bekerja menilai arsip. Dan dicatat melalui notulensi.

“Misal yang dinilai 15 ribu berkas, kemudian hasilnya arsip statis 100 berkas, sisanya menjadi arsip usul musnah,”

Ana menjelaskan kalau biasanya pada tahun ke-6, sebuah dokumen bisa menjadi kategori usul musnah. Tapi dengan catatan tertentu. Dari jadwal retensi arsipnya

Misal suatu dokumen, aktif di suatu unit kerja dan disimpan selama dua tahun. Kemudian menjadi inaktif.  Dan dipindahkan ke record center unit kearsipan (setelah 2 tahun aktif), yang berada di sekretariat masing-masing OPD.

Kemudian inaktif selama tiga 3 tahun. Hasil dari aktif + inaktif itu, pada tahun ke 6 dokumen itu sudah bisa dimusnahkan. 

“Nah itu yang dimaksud jadwal retensi arsip,” kata Ana.

Bentuk pemusnahannya, ribuan kertas dokumen itu, nantinya akan dipotong-potong menjadi limbah kertas. Untuk kemudian akan didaur ulang. (ens/dra)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM