Lembaga Pemerintahan di Kaltim Wajib Tata dan Serahkan Arsip ke DPK

Setiap OPD di lingkup pemerintahan wajib melakukan penataan arsip dan menyerahkannya kepada DPK. Termasuk OPD di Kaltim. Karena sesuai amanat Undang-Undang.

Setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) alias badan atau dinas dalam struktur pemerintahan. Wajib menyerahkan arsip mereka kepada lembaga kearsipan daerah. Untuk kemudian dinilai diambil tindakan; disimpan atau dimusnahkan.

Termasuk juga setiap OPD atau dinas di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur. Yang terdiri atas 37 OPD. Mereka wajib menyerahkan arsip mereka kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalim.

Karena itu sudah tertuang dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Bahwa satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim, Ana Palyantisari menjelaskan kalau arsip yang wajib diserahkan itu. Terutama tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara. 

Yakni yang teralokasi dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Penyerahan arsip itu sebagai sebuah bentuk dari pertanggungjawaban atas kegiatan yang sudah didanai itu.

“Arsip-arsip hasil kegiatan yang dibiayai oleh anggaran negara atau pemerintah dan juga memiliki nilai sejarah wajib diserahkan,” jelas Ana pada Senin, 6 November 2023.

Namun sebelum penyerahan arsip kepada DPK Kaltim. Masing-masing OPD harus terlebih dahulu melakukan pengelolaan arsip. Sebelum arsip itu diserahkan kepada DPK.

Mulai dari arsip aktif, setelah masa aktifnya habis kemudian menjadi inaktif. Lalu disimpan di record center yang dikelola oleh kearsipan di masing-masing OPD. Kemudian diserahkan kepada DPK.

Namun Ana bilang belum semua OPD di Kaltim melakukan penataan arsip dengan baik dan juga rutin melakukan penyerahan.

“Untuk arsip yang mau diserahkan itu kan hasil penataan dulu,” pungkas Ana. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM