Kelurahan Petung Soroti Arsip Kuno dalam Tata Kelola Kearsipan

Kelurahan Petung Kabupaten PPU kini menghadapi tantangan dalam sistem perawatan arsip-arsipnya. Terlebih, di kelurahan tersebut terdapat arsip tua yang masih digunakan hingga saat ini dan masih dirawat secara konvensional.

Menurut Lurah Kelurahan Petung, Achmad Fitriady, sistem perawatan terkait arsip-arsip masih terbatas. Pemerintah kelurahan masih dalam tahap proses pembelajaran untuk menerapkan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi).

“Arsip terlama itu peta transmigrasi 1956-1960 yang masih dibuat secara manual dengan ukuran besar, itu ada tersimpan di Kelurahan Petung,” ujarnya, Jumat 17 November 2023.

Peta ini masih dibuat secara manual dengan ukuran cukup besar dan kini tersimpan di Kelurahan Petung. Meskipun berusia puluhan tahun, arsip ini tetap dirawat dengan baik, mengingat relevansinya terkait dengan pertanahan dan sejarah tanah di wilayah tersebut.

“Kami belum menerapkan Srikandi dalam sistem kearsipan kami. Kami menyadari pentingnya teknologi dalam memudahkan manajemen arsip, namun kami masih dalam tahap perencanaan untuk mengimplementasikannya,” ungkap Fitriady.

Arsip-arsip seperti peta transmigrasi menjadi sangat berharga karena mencakup informasi tentang perpindahan penduduk dan penggunaan lahan pada masa tersebut. Peta ini tidak hanya menjadi sumber historis, tetapi juga berperan dalam menangani sengketa lahan.

“Arsip lama itu juga dirawat dengan baik karena berkaitan dengan pertanahan dan historis soal tanah tersebut. Termasuk beberapa hal kita buka arsip tersebut terhadap sengketa yang ada di SDN 017 Kelurahan Petung beberapa waktu lalu,” tuturnya.

Dirinya menyebut, banyak hal yang bisa kita pelajari dari arsip-arsip lama  ini. Mereka bukan hanya dokumentasi sejarah, tetapi juga pedoman bagi kerja-kerja dan mengatasi masalah di Kelurahan Petung.

Meski arsip lama masih dirawat secara manual, dengan belum adanya sistem informasi kearsipan yang terintegrasi, proses penyelidikan dan pengambilan keputusan terkait suatu masalah menjadi lebih rumit ditangani.

Dia berharap Kelurahan Petung segera mengimplementasikan Srikandi atau sistem serupa untuk mempermudah manajemen arsip dan meningkatkan efisiensi dalam penanganan berbagai permasalahan yang melibatkan data historis.

Dalam era di mana teknologi semakin berkembang, implementasi sistem kearsipan modern diharapkan dapat membantu kelurahan ini mengoptimalkan pemanfaatan arsip-arsipnya, menjaga keaslian, dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM