Aplikasi Srikandi Bikin Pengarsipan Lebih Mudah dan Murah

Aplikasi Srikandi menjadi jawaban dari sulitnya mengarsipkan dokumen-dokumen penting, dari masa ke masa. Kini, lewat digitalisasi, pengarsipan jadi lebih cepat, mudah, tak memakan ruang, dan jauh lebih murah.

Pemerintah Republik Indonesia terus mendorong digitalisasi di berbagai lini pelayanan masyarakat. Termasuk soal kearsipan. Sesuatu yang jarang dibicarakan, namun sangat penting untuk dilakukan.

Dokumen-dokumen lama sering kali menjadi rujukan dari pengambilan keputusan saat ini, ataupun masa mendatang. Kadang juga menjadi barang bukti atas sebuah perkara.

Persoalannya, menyimpan berkas sejak puluhan tahun kan, memakan ruang. Depo Arsip yang menjadi ‘gudang’ penyimpanan, lama-lama akan kepenuhan. Terlepas arsip bakal dimusnahkan secara berkala. Peningkatan ruang, perawatan arsip, memerlukan tenaga dan biaya yang tak sedikit.

Kelemahan lain dari penyimpanan manual adalah sulitnya mencari berkas ketika dibutuhkan. Apalagi kalau proses inventarisirnya payah. Makin susah.

Nah, aplikasi Srikandi menjadi jawaban atas semua persoalan itu. Pelaksana harian (Plh) Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim Taufik. Mengatakan aplikasi Srikandi merupakan sistem informasi kearsipan dinamis yang dikembangkan untuk mengelola arsip secara elektronik.

“Memang arah pengembangan aplikasi Srikandi ini untuk less paper atau tanpa kertas sama sekali. Jadi semua konten dokumen dan sebagainya sudah digital,” ujarnya baru-baru ini.

Lanjut Taufik, aplikasi Srikandi sudah mengadopsi regulasi terkait kearsipan yang berlaku di Indonesia. Termasuk kodifikasi surat, sistem penomoran, dan tanda tangan elektronik.

“Jadi fitur itu untuk seorang pimpinan menerima surat dalam bentuk fitur scan kemudian dibaca, kalau dia setuju maka ditandatangani elektornik,” jelasnya.

Menurut Taufik, aplikasi ini juga memiliki fitur pencarian arsip yang mudah dan cepat, serta fitur pengamanan arsip yang terintegrasi dengan sistem keamanan informasi pemerintah.

“Fitur pengamanan arsip itu juga sangat penting karena arsip itu merupakan aset negara yang harus kita jaga dari kehilangan dan kerusakan.”

“Aplikasi Srikandi ini bisa meningkatkan kualitas pelayanan publik, efisiensi anggaran, dan transparansi pemerintahan,” pungkasnya. (dra)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM