Arsip Statis, Karya Pencipta Memiliki Nilai Guna

Salah satu jenis kearsipan adalah Arsip Statis. Selain yang biasa digunakan yakni metode Arsip dinamis. Ternyata arsip statis juga sangat penting loh untuk dilakukan. Berikut penjelasannya!

Dikutip dari laman resmi ANRI, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna. Salah satunya nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan. Lalu dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh lembaga kearsipan resmi nasional, yakni, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). 

Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian / Lembaga / BUMN / Organisasi Masyarakat / Organisasi Politik / Perorangan. 

Jadi perannya ANRI mengumpulkan segala macam arsip statis yang telah dikumpulkan oleh pihak lainnya. Sebelum menjadi konsumsi kearsipan kepada publik.

Pengelolaan Arsip Statis sediri telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik. Antara lain: Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip.   

Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order). 

Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. 

Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. 

Di kantor ANRI sendiri, pengguna yang ingin mengakses informasi Arsip Statis, dapat mengunjungi Ruang Layanan Arsip di Gedung A, lantai 1, Arsip Nasional Republik Indonesia di Jl. Ampera Raya No.7, Jakarta Selatan, setiap hari kerja mulai pukul 08.30 s.d. 15.00 WIB. 

Pengguna akan dipandu oleh Arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia yang bertugas. Pengguna dapat memanfaatkan Sarana Temu Balik Arsip Statis (Finding Aids) yang telah disediakan. Sarana Temu Balik Arsip Statis disusun berdasarkan Organisasi Pencipta Arsip dan jenis media Arsip Statis. 

Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain:  

Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip. 

Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).

Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga kearsipan.

Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah.

Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip Hari Ini. (adv)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM