Asal Masuk Gudang, Penataan Arsip di OPD Paser Banyak yang Rancu

Sebelum mendapat pendampingan dari DKP. Penataan arsip OPD Paser masih banyak yang kacau. Karena setiap tutup tahun, semua berkas langsung masuk ke gudang tanpa penyortiran.

Dalam beberapa bulan terakhir,  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Kabupaten Paser melakukan penataan arsip di sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Dan mendapati banyak yang amburadul.

Arsip yang telah habis masa kurun waktunya tersimpan begitu saja di gudang, tanpa dilakukan penyusunan dengan tepat. Antara lain sistem abjad, penomoran, tanggal, subjek, dan warna.

“Hampir semua OPD bisa dipastikan penyusunan arsipnya kacau,” ucap Sub Koordinator Seksi Akuisisi, Deposit dan Arsiparis DKP Kabupaten Paser, Marwan Natsir, Selasa 7 November 2023.

Dirinya menjelaskan untuk penyusunan arsip dengan sistem warna berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna dapat dikombinasikan dengan penyimpanan dokumen atau berkas lain.

“Ini yang ada arsip kacau. Dalam artian setiap selesai masa tahunnya di simpan begitu saja dalam gudang,” jelasnya.

Ia melanjutkan, seperti daftar arsip statis memuat uraian deskripsi informasi. Seperti nomor arsip, bentuk redaksi, ringkasan, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah hingga kondisi arsip.

“Ini tidak dibuatkan daftar arsip, di simpan begitu saja,” ungkap Marwan.

DKP khususnya bidang pengelolaan dan layanan kearsipan tidak lagi memberikan pemahaman secara teori. Namun langsung praktik saat melakukan pembinaan maupun pengawasan dalam penyusunan arsip.

“Langsung praktik, begini loh caranya penataan arsip,” tuturnya.

Seiring berjalannya waktu dan sigapnya DKP melakukan penyusunan arsip, banyak OPD yang telah bersurat untuk dibantu dalam penyusunan dokumen. “Setelah bersurat kami langsung melakukan penataan atau penertiban arsip di OPD secara terjadwal,” pungkas Marwan. (pas/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM