Lebih Dekat dengan Bidang Kearsipan Daerah, dari Tugas dan Fungsinya

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) tak hanya mengurusi soal keperpustakaan saja loh. Dibalik itu, DPK juga membidangi soal Kearsipan. Seperti apa tugas dan fungsinya ya!

Bidang Kearsipan ini, ada kantor tersendirinya. Ya, di Badan Arsip Daerah Kaltim. Lokasinya di Jalan Jl. Bung Tomo No.130, Sungai Keledang, Kec. Samarinda Seberang, Kota Samarinda, Kalimantan Timur 75131.

Ternyata Badan Arsip ini tak hanya kantor saja. Tapi berfungsi menjadi depo segala arsip di lingkungan Pemprov Kaltim. Segala kearsipan semua ada di sana.

Selama ini, pasti masyarakat tahunya DPK Kaltim hanya mengurus perpustakaan saja. Karena perpustakannya itu loh, hari-hari ramai dikunjungi masyarakat. Mulai dari pelajar mahasiswa hingga masyarakat umum! Itu loh, Perpustakaan Provinsi yang di Jalan Juanda, depan Flyover.

Nah, sekarang mari kita lebih dekat dengan bidang Kearsipan dari DPK Kaltim. Dari mengetahui tugas dan fungsi (tupoksi) nya.

Kehadiran DPK Kaltim ini dibentuk berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 67 Tahun 2016. Tentang “Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur”.

Di dalamnya menyatakan bahwa tugas dan fungsi pada susunan organisasi. Mulai dari Tupoksi Kepala Dinas, Sekretaris, Bidang Deposit, Pelestarian, Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan, Bidang Layanan, Otomasi, dan Kerjasama Perpustakaan (LOKP), Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca, Bidang Pengelolaan Arsip, Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan, hingga Kelompok Jabatan Fungsional.

Dari penjabaran tersebut, hanya ada 2 soal kearsipan ini. Yakni, tupoksi Bidang Pengelolaan Arsip dan Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan. Berikut Tupoksinya.

Bidang Pengelolaan Arsip

Tugas:

• Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, bimbingan, pengendalian serta pengembangan teknis di bidang pengelolaan arsip.
• Bidang Pengelolaan Arsip dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
• Bidang Pengelolaan Arsip membawahkan Seksi-Seksi yang masing- masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Bidang.

Fungsi:

• penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pengelolaan arsip;
• penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pengelolaan arsip;
• penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis akuisisi dan pengelolaan arsip;
• penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis pemeliharaan dan pelestarian arsip;
• penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis layanan kearsipan; dan
• pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan

Tugas:

• Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, bimbingan, pengendalian serta pengembangan teknis di bidang kearsipan dan tenaga kearsipan.
• Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
• Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan membawahkan Seksi-Seksi yang masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Bidang.

Fungsi:

• penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pembinaan kearsipan dan tenaga kearsipan;
• penyiapan bahan koordinasi perencanaan program di bidang pembinaan kearsipan dan tenaga kearsipan;
• penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis internal kearsipan;
• penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis eksternal kearsipan;
• penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis tenaga SDM kearsipan; dan
• pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya

Dengan mengenal tupoksi ini, semoga pembaca jadi lebih tahu. Bahwa kearsipan ternyata menjadi penting. Sampai-sampai ada Badan Arsip Daerah, yang menjadi “gudang” arsip semua OPD di Kaltim ini. (*/am)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM