Meski Baru 6 Tahun, BPKAD Kaltim Simpan 40 Ribu Arsip Inaktif

Meski usianya baru 6 tahun. BPKAD Kaltim sudah banyak hasilkan arsip inaktif. Bahkan saat ini arsip inaktif yang disimpan mencapai 40 ribu arsip yang tersimpan di record center.

Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kalimantan Timur (Kaltim) merupakan hasil peleburan dari Lembaga Keuangan dahulunya. Sehingga pada 2017, Biro Keuangan berubah menjadi BPKAD.

Sebelumnya ribuan arsip telah diserahkan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim sebagai lembaga kearsipan daerah (LKD). Namun masih berstatus milik ex Biro Keuangan Kaltim.

Kini nama BPKAD baru berjalan selama 6 tahun. Meski begitu, mereka sudah menyimpan puluhan ribu arsip di dalam record center milik mereka. Ada sekitar 40 ribuan arsip hingga saat ini.

Pranata Kearsipan atau Arsiparis Ahli Pertama BPKAD Kaltim Lydia Martharina mengaku kalau penambahan yang banyak itu juga pengaruh dari berakhirnya Pandemi Covid-19. Sehingga arsip fisik kembali banyak digunakan.

“Inaktifnya sudah ada di record center. Sudah ada. Kalau mau dihitung sih lebih dari 40 ribu berkas. Pengaruh pascacovid,” jelas Lydia Senin 20 September 2023.

“Karena SMA masuknya ke provinsi kan jadi banyak bertambahnya. Kalau OPD aja cuma sampai 100,” lanjutnya.

Sekitar 40 ribu-an arsip itu masih disimpan. Memang belum diserahkan kepada DPK Kaltim karena belum waktunya. Secara usia arsip masih di bawah 5 tahun.

Karena arsip-arsip itu merupakan hasil dari arsip altif yang nilai gunanya telah berkurang selama dua tahun. Kemudian menjadi inaktif dan harus masuk record center.

Jika sudah lebih dari 5 tahun. Barulah dilakukan penilaian menggunakan jadwal retensi arsip (JAR). Kemudian setelah 10 tahun lebih barulah arsip itu bisa diputuskan akan disimpan atau dimusnahkan. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM