Meski Kearsipan Digital Berjalan, Pemprov Kaltim Tetap Terapkan Sistem Manual

Di lingkungan pemerintahan Kaltim. Sistem kearsipan digital dengan aplikasi Srikandi akan berjalan. Meski begitu, tidak akan meninggalkan sistem kearsipan konvensional. Dan record center akan tetap penting digunakan.

Belakangan seluruh lembaga atau instansi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur. Diimbau untuk mengadakan ruangan khusus penyimpanan arsip alias record center.

Ruangan yang dikonsep sesuai aturan kearsipan. Dilengkapi dengan rak dan juga kabinet penyimpanan tersendiri. Sebagai tempat dan pusatnya seluruh arsip dari suatu OPD. Untuk kemudian dilakukan penataan dan pengelolaan kearsipan untuk mewujudkan tertib arsip.

Keberadaan record center itu merupakan bentuk dari kegiatan kearsipan secara konvensional. Untuk mengelola arsip dalam bentuk fisik yakni kertas, dan kaset. Yang memang harus terus dijaga karena berstatus permanen.

Pada sisi lain, Pemprov Kaltim juga mendorong setiap OPD di lingkungannya untuk menuju sistem kearsipan digital. Kegiatan surat menyurat dan kearsipan akan dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi Srikandi. Sehingga akan mengurangi kegiatan kearsipan secara konvensional.

Meski begitu, Arsiparis Ahli Muda Dewi Susanti menjelaskan kalau sistem kearsipan digital tidak akan menggeser kegiatan kearsipan konvensional.

Termasuk keberadaan record center. Kearsipan digital bukan alasan untuk tidak memiliki kearsipan konvensional dan record center. Setiap OPD tetap wajib memilikinya.

“Sangat sangat penting. Karena kalau record center kita kembali kepada pengelolaan arsip secara konvensional atau manual.”

Kata Dewi, aplikasi Srikandi yang akan mendukung digital arsip itu. Tidak selamanya akan berntuk digital. Sewaktu-waktu ketika ada audit atau pemeriksaan dati tim pengawas. Arsip fisik akan tetap dibutuhkan.

“Karena nanti kalau ada pengawasan atau pemeriksaan, otomatis ada pemeriksa atau tim pengawas meminta fisik arsip berupa print. Otomatis arsip di Srikandi bisa diprint out sebagai pembuktian kinerja,” jelas Dewi pada Jumat 10 November 2023.

Dewi menegaskan kalau meski ada aplikasi Srikandi dan kearsipan akan berjalan secara digital. Bukan berarti kearsipan konvensional ditinggalkan begitu saja. Masih tetap diperlukan.

“Tidak serta merta digital itu akan menghilangkan kegiatan arsip secara konvensional. Tetap jalan dua duanya,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM