Sejak Awal Berdiri, PPKS Unmul Sudah Tertib Arsip

Paham bahwa arsip memegang peranan penting dalam sebuah lembaga. Satgas PPKS Unmul sejak awal sudah menerapkan tertib arsip.

Sejak resmi berdiri pada Agustus 2022 lalu. Satuan Tugas (Satgas) Pencegahan dan Penanganan Kekerasan Seksual (PPKS) Universitas Mulawarman (Unmul) secara progresif melakukan kampanye anti kekerasan seksual di seluruh fakultas. Serta melakukan pendampingan kasus kekerasan seksual yang menimpa mahasiswa Unmul.

Menurut Humas Satgas PPKS Unmul, Muhammad Al Fatih, seluruh agenda mereka dicatat dengan rapi. Baik laporan resmi yang bersifat internal, maupun laporan untuk dokumentasi dan publikasi. Nah, semua laporan internal itu mereka arsipkan dengan rapi.

“Iya, kami mengarsipkansemua proses baik itu pendampingan psikologis maupun pemeriksaan terhadap terduga pelaku dan korban,” ujar Fatih, Minggu 3 Desember 2023.

Untuk diketahui, lembaga yang beranggotakan akademisi dan mahasiswa itu belum memiliki arsiparis. Yang secara kontinyu melakukan pengelolaan arsip.

“Jadi pengarsipan dilakukan oleh tim penanganan masing-masing kasus,” lanjutnya.

Fatih menjelaskan bahwa setiap kasus dikerjakan oleh tim kecil. Berisi 5-8 orang. Tim tersebutlah yang wajib mengarsipkan seluruh dokumen selama ‘pekerjaan’ berlangsung.

Model pengelolaan arsipnya masih semi manual. Maksudnya, semua berkas-berkas fisik disimpan dengan rapi dan aman. Namun sebelumnya di-scan dan file-nya disimpan ke fitur penyimpanan daring.

Lantas, untuk apa mereka melakukan tertib arsip?

“Salah satunyauntuk pelaporan ke Inspektorat Jenderal Kemendikbud yang menaungi kami,” pungkas Muhammad Al Fatih. (fth/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM