Setda Provinsi Kaltim Rutin Arsipkan Persuratan Melalui Scan

Sekretariat Daerah (Setda) Kaltim sudah menjalanlan kegiatan kearsipan dengan baik. Setiap surat keluar, selalu melalui proses scan terlebih dahulu sebagai upaya mengarsipkan.

Sekretariat Daerah Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur bertugas membantu gubernur dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan atau dinas daerah dan Lembaga Teknis Daerah.

Untuk memenuhi tugasnya, Sekretariat Daerah melalui Biro Umum perlu melakukan pengelolaan terhadap surat masuk dan keluar di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur. Baik dari Sekretariat Daerah ke OPD dan sebaliknya.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku pengelolaan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim berjalan dengan baik.

Proses pengarsipan sudah include dalam proses pengelolaan surat. Seperti selalu melakukan scan surat setelah distempel. Sehingga otomatis terarsipkan bersamaan dengan kegiatan persuratan.

“Misal Surat keluar. Jadi kami kalau ada surat yang ditandatangani gubernur, wagub, pj gubernur, sekda, asisten, kami arsipkan.”

“Yang sudah bertandatangan kami kasi nomor, setelah itu distempel kemudian dikirim. Yang sesuai tujuan kami serahkan. Kemudian ada kami scan, selain daripada di aplikasi, fisiknya juga kami simpan,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Sehingga menurut Heldi, kegiatan kearsipan sudah menjadi rutinitas harian dalam mengelola berkas di Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan. Setelah beberapa tahun, surat itu kemudian masuk dalam kategori inaktif dan masuk ke record center.

Untuk surat yang dikelola oleh Sekretariat Daerah Pemerintahan Provinsi Kaltim sendiri, melalui Biro Umum. Yakni surat yang ditandatangani oleh pejabat terkait, yang ditunjuk kepada OPD di tingkat provinsi.

Heldi mengaku pihaknya tidak memiliki arsiparis. Namun sejauh ini kegiatan kearsipan terus berjalan. Meski dengan berbagai kendala. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM