Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) mendorong setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan, hingga dinas di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim. Untuk memiliki record center kearsipan.

Untuk mengelola arsip inaktif dari unit kerja. Sebelum kemudian diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) setempat. Dalam hal ini DPK Kaltim. Setelah memasuki jadwal retensi yang sesuai. Yakni sekitar 7 hingga 10 tahun lebih.

Namun kepemilikan record center di pemerintahan Provinsi Kaltim sendiri belum merata. Hingga saat ini lum semua OPD memiliki record center. Beberapa ada yang memiliki dan sudah terkelola dengan baik. Sementara sebagian lagi masih belum

Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim termasuk yang telah memiliki record center kearsipan. Namun tidak memiliki tenaga pengelonya alias arsiparis. Sehingga pengelolaan kearsipan di sana cukup terkendala.

Namun, Setda melalui Biro Umum selalu berupaya untuk tetap menjaga arsip agar tidak berantakan. Seperti dengan menekankan pentingnya daftar arsip sebelum arsip berpindah tangan.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menjelaskan pihaknya mengelola record center secara alami. Sebab belum memiliki arsiparis.

“Kalau ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, itu harus ada daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” jelas Heldi belum lama ini.

Heldi bilang, pihaknya hanya mencontoh penerapan arsip dari DPK Kaltim selaku leading center penerapan pengelolaan dna penataan kearsipan. Karena Setda Kaltim termasuk OPD yang masuk dalam binaan. Ditambah DPK Kaltim mrmang sudah baik dalam pengelolaan kearsipannya.

Heldi menjelaskan, kalau setelah pihaknya menerima daftar arsip. Kemudian dilakukan pemilahan. Berdasarkan tahun. Berdasarkan bulan. Berdasatkan nomor surat dan bironya. Kemudian disusun sedemikian rupa

“Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Sebelum Masuk Record Center, Setda Kaltim Pentingkan Daftar Arsip pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Seluruh instansi atau lembaga di lingkungan pemerintahan. Baik itu pemerintahan pusat ataupun pemerintahan daerah provinsi hingga kabupaten kota yang terdiri atas Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Wajib melakukan pengelolaan kearsipan yang sesuai aturan.

Termasuk juga Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Kini terus berupaya untuk menjalankanpenyelrnggaraan tertib arsip. Alias pengelolaan dan penataan kearsipan dengan baik dan sesuai aturan.

Meski dalam pelaksanaannya tak lepas dari berbagai kendala. Seperti tidak adanya tenaga arsip yang mengisi jabatan fungsional kearsipan. Sehingga pengelolaan kearsipan dikerjakan secara mandiri oleh masing-masing biro. Dan kegiatan kearsipannya include dalam pengelolaan surat secara rutin.

Untuk diketahui, Setda Provinsi Kaltim telah memiliki record center kearsipan. Namun karena tidak ada arsiparis atau yang mengelola. Pengelolaan kearsipan cukup menyulitkan. Setda Provinsi Kaltim hanya berbekal mencontoh pengelolaan milik Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

LKD di Kaltim sendiri yakni Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim. Sebagai leading center pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim. Yang dalam hal ini memang sudah cukup baik.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menjelaskan bagaimana pengelolaan record centernya tanpa adanya arsiparis. Sebutnya berjalan secara alami.

“Ya kami pengelolaannya biasa saja, ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, kami minta daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” jelas Heldi belum lama ini.

Record center yang dimiliki Setda Kaltim termasuk cukup rapi. Apalagi kondisinya yang tanpa arsiparis. Sebab semua berkas di sana telah disusun sedemikian rupa. Sehingga tidak membuat kebingungan.

“Ya setelah kami menerima daftar kami pilah, per tahun, sesuai nomor bulan dan tahun. Kita urutkan aja sesuai bulan. Dari Januari sampai Desember. Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Kaltim Kelola Record Center Kearsipan Tanpa Arsiparis pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Keberadaan arsiparis sangatlah penting. Dalam menjalankan kegiatan pengelolaan dan penataan kearsipan sesuai dengan aturan, seperti di lingkungan pemerintahan. Termasuk Sekretariat Daerah (Setda)Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim).

Namun Setda Provinsi Kaltim hingga saat ini belum memiliki seorang yang mengisi jabatan fungsional arsiparis. Yang khusus mengelola arsip dari sembilan biro di sana. Yang juga membawahi berbagai bagian dan sub bagian.

Seperti Biro Umum, Biro Pemerintahan Perbatasan dan Otonomi Daerah,  Biro Kesejahteraan Rakyat, Biro Hukum, Biro Perekonomian, Biro Administrasi Pembangunan, Biro Infrastruktur dan Sumber Daya, Biro Organisasi, hingga Biro Hubungan Masyarakat.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menyebut idealnya masing-masing biro memiliki 2 arsiparis. Namun sangat sulit untuk bisa memenuhi itu.

Alternatif lain, sepuluh arsiparis untuk sembilan biro. Untuk Biro Umum diisi oleh dua arsiparis. Sebab biro itu lebih spesifik banyak mengelola kearsipan dan persuratan.

“Orang arsiparis itu jarang lah. Pendidikan untuk arsiparis di Kaltim aja belum,” jelas Heldi belum lama ini.

Meski sangat sulit memenuhi 18 arsiparis untuk Setda Kaltim. Heldi berharap untuk tahun depan setidaknya sudah memiliki arsiparis meskipun hanya satu. Sehingga ada yang bisa terfokus untuk mengelola arsip.

“Ya kami berharap, arsiparis kalau bisa di tahun depan itu sudah ada minimal 1 tahun depan itu, saya berharap sekali. Kendalanya di situ,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Tahun Depan, Setda Kaltim Berharap Punya Arsiparis pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim mendorong setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas badan, lembaga, atau dinas. Untuk melakukan tertib arsip.

Yakni melakukan pengelolaan dan penataan arsip yang sesuai dengan aturan. Dimulai dari pengelolaan arsip inaktif di record center OPD. Hingga melakukan penyerahan arsip yang sudah lebih dari sepuluh tahun.

Kepada DPK Kaltim selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di tingkat provinsi. Untuk kemudian disimpan dan dipermanenkan di Depo Arsip. Bagi arsip yang bernilai sejarah. Atau dilakukan pemusnahan arsip karena nilai gunanya sudah hilang. Sesuai hasil penilaian.

Karena itu sudah tertuang dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Bahwa satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim termasuk di antara 37 OPD yang sudah pernah melakukan penyerahan arsip. Selain rencana akan melakukan penyerahan arsip pada tahun 2024 mendatang.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku terakhir kali melakukan penyerahan arsip itu pada tahun 2020 lalu.

“Itu ada arsip dari tahun 67 masih ada. Makanya kami serahkan. Dari 1967-an lah sampai tahun sekian,” jelas Heldi belum lama ini.

Heldi mencatat, perkiraan ada sekitar ribuan hingga ratusan ribu arsip yang diserahkan ketika itu. Berupa arsip surat menyurat di lingkungan Provinsi Kaltim yang dikelola oleh Setda Kaltim melalui Biro Umum.

Sementara untuk tahun depan, Heldi memperkirakan akan menyerahkan lima ribu arsip. Setelah hampir 3 tahun belum melakukan penyerahan lagi. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Provinsi Kaltim Pernah Serahkan Ratusan Ribu Arsip pada 2020 pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Dalam penyelenggaraan tertib arsip oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan, hingga dinas di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim. Terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi.

Seperti pengadaan sarana dan prasarana. Yakni adanya ruangan atau tempat khusus arsip. Seperti central file, filling cabinet, rak arsip, roll o pack mobile file, hingga record center. Krmudian pemenuhan SDM tenaga kearsipan, hingga ilmu pengelolaan kearsipan bagi setiap pegawai dan sebagainya.

Namun, di Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim. Seluruh persyaratan belum terpenuhi. Ada beberapa yang sudah bagus, sementara beberapa lagi masih belum. Sehingga masih kerap alami berbagai kendala dalam kegiatan kearsipan.

Seperti belum adanya tenaga arsip yang dimiliki oleh Setda Provinsi Kaltim sejak lama. Sehingga pengelolaan kearsipan dilakukan secara alami oleh seluruh pegawai Setda Provinsi Kaltim. Utamanya Biro Umum.

Namun, Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku secara fasilitas sudah memenuhi dan sudah memadai. Sebab Setda Provinsi Kaltim sudah memiliki record center.

“Secara fasilitas sudah ada. Record center di lantai bawah,” jelasnya baru-baru ini.

Record center milik Setda Provinsi Kaltim sendiri termasuk cukup luas dan cukup rapi. Ribuan arsip sudah disusun sedemikian rupa. Berdasarkan jenis dan penomoran arsip. Tersimpan dalam ratusan box arsip yang tertata rapi di rak arsip yang terbuat dari besi.

Meski begitu, arsiparis tetaplah dibutuhkan oleh Setda Provinsi Kaltim untuk pengelolaan dan penataan kearsipan yang lebih baik lagi. Utamanya untuk berbagai persuratan penting di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Tak Punya Arsiparis, Record Center Kearsipan Setda Kaltim Tertata Rapi pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) terus berupaya dalam melaksanakan tertib arsip. Dengan melakukan pengelolaan dan penataan kearsipan sesuai aturan di lingkungan Setda Prov Kaltim.

Selama ini Setda Kaltim melalui Biro Umum telah secara rutin melakukan arsip persuratan melalui upaya scan-ing surat sebelum surat itu dikirim. Ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan atau dinas daerah dan Lembaga Teknis Daerah.

Surat yang di-scan, sudah dibubuhi tanda tangan pejabat di Pemerintahan Provinsi Kaltim. Seperti gubernur, wakil gubernur, pj gubernur, sekretaris daerah, hingga asisten. Kemudian nomor surat dan juga stempel. Lalu selain scan, salinan fisiknya juga tetap disimpan.

Namun Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku pihaknya masih kerap terkendala dalam kegiatan arsip. Sebab belum memiliki arsiparis.

“Saya di sini mulai tahun 2021, saya liat dari dulu sampai sekarang belum ada yang namanya arsiparis,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Heldi bilang proses kearsipan yang berjalan, proses scan, itu secara alamiah. Sudah termasuk bagian dari kegiatan administrasi surat menyurat sebagai. Sehingga secara tidak langsung telah rutin dilakukan.

Selain itu sempat ada Bimbingan Teknis yang dilakukan sebagai pedoman. Sehingga Biro Umum Setda Kaltim menjalankan kegiatan arsip dari hasil belajar bimtek itu. Namun tetap arsiparis sangat dibutuhkan.

“Yang jelas itu, arsiparis kami sangat membutuhkan. Sampai saat ini, kami belum ada arsiparis. Itu salah satu kendala kami.”

“Karena yang namanya arsiparis kan orang yang sudah menguasai kearsipan,” tambah Heldi. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Sangat Butuh, Setda Provinsi Kaltim Belum Punya Arsiparis untuk Pengelolaan Arsip pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) mendorong setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk mempercepat persiapan menggunakan aplikasi Srikandi. Memanfaatkan sisa waktu di tahun 2023 ini.

Sebab, targetnya, pada 2 Januari 2024 mendatang. Seluruh OPD di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim sudah secara serentak dan terintegrasi menggunakan aplikasi Srikandi secara live. Sehingga mau tidak mau setiap OPD harus sudah siap.

Termasuk Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kaltim yang kini tengah beradaptasi dengan aplikasi Srikandi. Sebab sebelumnya telah terbiasa menggunakan aplikasi E-Setda dalam mengelola administrasi persuratan.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku pihaknya tengah dalam proses adaptasi.

“Sekarang itu tahap memahami. Mudah-mudahan kami bisa terlaksana. InsyaAllah tahun 2024 kami akan menggunakan Srikandi,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Heldi bilang sebelumnya pihaknya sudah sempat belajar aplikasi Srikandi ke Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) yang sudah lebih dulu menggunakan aplikasi Srikandi.

“Operator dan staff kami sempat belajar ke Kukar. Ada 6 orang kesana kemarin pendalaman lah,” tambahnya.

“Fisik memang berkurang kalau pakai Srikandi. Sebenernya bagus-bagus aja kalau sudah betul-betul memahami. Yang jelas masalahnya saat ini, karna baru perlu adaptasi dulu,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Kaltim Siap Pakai Srikandi Sesuai Waktu yang Ditentukan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Sekretariat Daerah Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur bertugas membantu gubernur dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan atau dinas daerah dan Lembaga Teknis Daerah.

Untuk memenuhi tugasnya, Sekretariat Daerah melalui Biro Umum perlu melakukan pengelolaan terhadap surat masuk dan keluar di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur. Baik dari Sekretariat Daerah ke OPD dan sebaliknya.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku pengelolaan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim berjalan dengan baik.

Proses pengarsipan sudah include dalam proses pengelolaan surat. Seperti selalu melakukan scan surat setelah distempel. Sehingga otomatis terarsipkan bersamaan dengan kegiatan persuratan.

“Misal Surat keluar. Jadi kami kalau ada surat yang ditandatangani gubernur, wagub, pj gubernur, sekda, asisten, kami arsipkan.”

“Yang sudah bertandatangan kami kasi nomor, setelah itu distempel kemudian dikirim. Yang sesuai tujuan kami serahkan. Kemudian ada kami scan, selain daripada di aplikasi, fisiknya juga kami simpan,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Sehingga menurut Heldi, kegiatan kearsipan sudah menjadi rutinitas harian dalam mengelola berkas di Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan. Setelah beberapa tahun, surat itu kemudian masuk dalam kategori inaktif dan masuk ke record center.

Untuk surat yang dikelola oleh Sekretariat Daerah Pemerintahan Provinsi Kaltim sendiri, melalui Biro Umum. Yakni surat yang ditandatangani oleh pejabat terkait, yang ditunjuk kepada OPD di tingkat provinsi.

Heldi mengaku pihaknya tidak memiliki arsiparis. Namun sejauh ini kegiatan kearsipan terus berjalan. Meski dengan berbagai kendala. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Provinsi Kaltim Rutin Arsipkan Persuratan Melalui Scan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Setda Prov Kaltim) melalui biro umum. Telah melakukan kegiatan administrasi surat menyurat sekaligus pengelolaan kearsipan dengan baik.

Yakni selalu melakukan scan terhadap surat yang sudah dibubuhi tanda tangan, nomor dan juga stempel. Selain scan, Setda Prov Kaltim juga menyimpan salinan fisiknya. Sehingga ada banyak arsip yang tercipta.

Di record center milik Setda Prov Kaltim pun terorganisir dengan baik dan rapi. Disusun berdasarkan kategori tertentu sehingga memudahkan dalam pencarian arsip. Mulai dari biro hingga urutan nomor surat dan tahunnya.

Selain itu Setda Prov Kaltim juga berencana untuk menyerahkan arsip lama milik mereka. Kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku akan melakukan penyerahan pada tahun depan. Saat ini sedang tahap persiapan. Sebab penyerahan arsip tidak bisa sembarangan.

“Kami masih mendata dulu, mengetik daftar arsipnya. Karena di sana nggak mungkin menerima kalau tidak ada daftarnya. Kan nanti diperiksa juga,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Heldi mencatat, perkiraan awal arsip yang akan diserahkan sekitar kurang lebih 5000 arsip. Dari puluhan tahun lalu. Jumlah itu bisa bertambah atau berkurang seiring dengan selesainya proses pendataan arsip.

Setelah diserahkan kepada DPK Provinsi Kaltim, kemudian akan dilakukan penilaian. Untuk arsip diaimpan atau dimusnahkan sesuai hasil penilaian dengan Jadwal Retensi Arsip (JAR).

“Minta dilakukan penilaian. Yang mana dimusnahkan,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Kaltim Persiapan Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) sejak lama telah menggunakan sistem administrasi persuratan secara digital. Di lingkungan internal Setda Provinsi Kaltim. Sejak tahun 2017.

E-Setda digadang mampu meningkatkan kegiatan administrasi perkantoran di lingkungan Setda Provinsi Kaltim. Sekaligis pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mengeliminasi sekat-sekat organisasi dan birokrasi.

Selain itu, E-Setda juga difungsikan untuk menyederhanakan akses ke semua informasi dan layanan publik dalam menunjang kelancaran setiap kegiatan organisasi Setda Provinsi Kaltim.

Karena sudah lama dan sudah terbiasa dengan E-Setda. Untuk beralih ke aplikasi Srikandi, Setda Provinsi Kaltim perlu adaptasi ulang. Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku pihaknya sudah mulai belajar aplikasi Srikandi.

“Yang jelas masalahnya saat ini, karena baru, jadi perlu adaptasi dulu. Kami biasanya kan E-Setda. Sekarang diarahkan Srikandi,” jelasnya Senin 27 November 2023.

“Di E-Setda kami mengelola surat masuk bisa mengecek, surat keluar juga bisa mengecek. Dari 2017. Kebiasaan di E-Setda, masuk aplikasi Srikandi agak bingung. Kalau di E-Setda sudah lancar. Tapi Srikandi ngulang lagi belajar dari awal,” tambahnya.

Meski begitu, Heldi bilang kini Aplikasi Srikandi telah perlahan digunakan di lingkungan Setda Provinsi Kaltim. Agar semakin terbiasa menggunakan aplikasi Srikandi. Sehingga pada tahun 2024 bisa lancar menggunakan.

“Biasanya kendalanya di operator, di SDM-nya. Memang sih kalau kita sudah memahami ya cepat aja. Tapi kan pemahamannya orang ada yang cepat, ada yang belum. Kadang lambat,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Kaltim Terbiasa Pakai E-Setda, Srikandi Perlu Adaptasi Ulang pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.