Transisi ke Era Digital , DPMD PPU Optimalkan Penyimpanan Arsip Rahasia

Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) PPU mengambil langkah progresif dalam mengelola dokumen-dokumen kearsipan yang bersifat rahasia dan sangat penting.

Sekretaris DPMD PPU, Yayuk Eka Pratiwi menjelaskan bahwa, beberapa arsip penting telah mengadaptasi sistem penyimpanan dokumen yang lebih efisien dengan penyimpanan awan sebagai mekanisme arsip yang lebih modern.

“Biasanya sih kalau dokumen yang sifatnya rahasia dan sangat penting, mekanismenya di pindai dan disimpan di Google Drive atau cloud.  Sebenarnya masih dipilah yang sangat rahasia, sangat penting dan kesinambungan  file tadi akan digunakan berapa lama sudah disiasati dengan itu,” jelasnya.

Yayuk juga dengan tegas menyatakan bahwa, belum ada kasus kebocoran data arsip yang dialami oleh DPMD. Hal ini menunjukkan keberhasilan sistem yang diadopsi pihaknya dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan data.

“Sejauh ini, tidak ada kasus kebocoran data yang kami alami selama menggunakan metode penyimpanan ini,” ujar Yayuk.

Selain itu, langkah-langkah yang diambil oleh DPMD PPU memberikan keyakinan bahwa metode kearsipan yang diambil dalam memodernisasi penyimpanan dokumen telah memberikan hasil yang positif dan aman.

Arsip-arsip yang termasuk dalam kategori sangat rahasia dan penting juga hanya bisa diakses oleh beberapa pihak terpilih, yaitu Pengguna Anggaran (PA) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPTK), serta kepala bidang yang memiliki hak akses khusus.

Yayuk menegaskan bahwa, langkah ini diambil sebagai upaya untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data yang sangat vital bagi kinerja DPMD. Bahkan, sistem ini berjalan dengan baik tanpa adanya insiden kebocoran data.

Yayuk juga memaparkan bahwa permintaan arsip dari publik, termasuk kebutuhan penelitian dari mahasiswa universitas, cukup signifikan. DPMD PPU berusaha menjawab permintaan tersebut dengan memberikan akses yang sesuai dengan aturan dan menjaga kerahasiaan arsip yang diakses.

“Permintaan data dari publik cukup banyak, untuk kebutuhan penelitian arsip-arsip itu juga pernah diminta oleh beberapa mahasiswa dari universitas,” tegas Yayuk.

Dengan langkah-langkah ini, DPMD PPU tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip rahasia, tetapi juga berkontribusi pada penguatan tata kelola arsip demi memenuhi tuntutan akan akses informasi yang lebih terbuka. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM