Pentingnya Mengelola Arsip Keluarga

Sering terjadi di masyarakat, saat membutuhkan dokumen tertentu untuk sebuah urusan. Baru sibuk mencari KK, KTP, akta kelahiran, dan arsip keluarga lainnya. Ini terjadi cara mengelola arsip yang salah.

Pengelolaan arsip keluarga secara sistematis bukan lagi anjuran. Namun sudah menjadi kebutuhan. Karena setiap anggota keluarga memiliki kegiatan yang memerlukan dukungan arsip. Ketersediaan arsip dalam waktu yang cepat, dapat tercapai apabila masing-masing anggota keluarga memiliki kesadaran untuk mengelola arsipnya secara baik.

Sebenarnya, secara naluriah manusia dari semua kalangan dan pendidikan. Memiliki kemampuan menyimpan arsip keluarga. Namun belum semua mengelolanya dengan baik.

Apa indikator sebuah arsip telah dikelola? Saat butuh, mencarinya tidak butuh waktu lama. Sehingga sebuah urusan tidak perlu tertunda akibat bingung mencari dokumen penting di mana.

Ini baru soal lupa menaruh di mana. Kalau dokumen itu hilang lalu tidak segera diurus. Ataupun rusak karena bencana alam atau human error tanpa mengurus penggantinya. Itu juga tanda kalau arsip keluarga belum dikelola dengan baik.

Maka dari itu, mengelola arsip keluarga secara efisien sangat membutuhkan pengetahuan tentang manajemen kearsipan. Meski dengan cara paling sederhana. Karena arsip dalam berbagai bentuk, ukuran, dan media itu. Adalah data penting bagi setiap anggota keluarga untuk berbagai kepentingan. Baik urusan rumah tangga, kantor, sekolah, kuliah, bank, pajak, arusansi, dan urusan lainnya.

Jumlah arsip keluarga yang tercipta dalam suatu keluarga, akan berbanding lurus dengan jumlah anggota keluarga, peran, serta aktivitas setiap anggota keluarga dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Semakin banyak anggota keluarga, peran, dan aktivitasnya, maka akan semakin banyak arsip keluarga yang tercipta dan memerlukan pengelolaan yang benar. (dra)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM