Disdukcapil Samarinda Kejar Target Digitalisasi Arsip, Masih Kurang Tenaga

Disdukcapil Kota Samarinda menargetkan seluruh arsip yang dimilikinya akan segera terdigitalisasi. Pasalnya, hingga saat ini. Baru 40 ribu arsip yang telah terdigitalisasi.

Digitalisasi arsip merupakan upaya penting yang harus dilakukan oleh instansi pemerintahan. Disdukcapil Samarinda merupakan salah satu instansi pemerintahan yang telah melakukan digitalisasi arsip. Namun, instansi ini masih terkendala oleh keterbatasan tenaga dalam memproses berkas menjadi digital.

Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan. Pihaknya menerima 23 ribu akta kelahiran dan 15 ribu akta kematian per tahunnya. Belum termasuk, akta perceraian dan arsip penting lainnya.

“Kalau dibilang kurang tenaga pasti. Dalam tiga tahun ini baru bisa 40 ribu arsip yang bisa kami scan. Jadi terus dijalankan,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Dalam proses penginputan arsip Disdukcapil ke dalam aplikasi SIMARSIP, terbilang unik. Di mana, berkas fisik yang disimpan di dalam map-map biru tersebut di-scan menjadi pdf. Kemudian, di-upload ke aplikasi SIMARSIP.

Lebih lanjut, Maya mengatakan arsip-arsip yang didigitalisasi oleh Disdukcapil Samarinda antara lain akta kelahiran, akta kematian, akta pernikahan, dan dokumen penting lainnya.

“Arsip ini kan terus bertambah, kalau kita simpan manual nanti akan semakin menumpuk dan sulit untuk diakses,” katanya.

Selain itu, digitalisasi arsip juga dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

“Dengan digitalisasi ini, masyarakat bisa mengajukan permohonan layanan kependudukan secara online. Jadi tidak perlu datang ke kantor Disdukcapil,” ujarnya.

Dengan penerapan digitalisasi arsip ini. Dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM