Demi Privasi Klien, UPTD PPA Komitmen Menjaga Keamanan Arsip

Dalam upaya menjaga keamanan arsip yang bersifat rahasia dan krusial, Kepala Unit Pelaksana Teknis Daerah Perlindungan Perempuan dan Anak (UPTD PPA), Hidayah, menekankan bahwa sejauh ini belum pernah terjadi kebocoran informasi.

Hal itu dituturkannya karena UPTD PPA memiliki komitmen tinggi untuk tidak menyebarkan informasi privasi klien, sekecil apapun informasinya.

“Karena kami juga sudah berkomitmen yang memegang akses arsip itu bahwa sekecil apapun informasi yang menyangkut privasi klien tidak boleh disebarkan. Jadi arsip itu dikeluarkan hanya satu pintu lewat kepala UPTD PPA,” ungkapnya, baru-baru ini.

Pihak yang membutuhkan arsip, seperti kepolisian atau instansi terkait, harus mengajukan permintaan secara resmi dengan memberikan surat ke kepala UPTD PPA. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa keluar-masuknya arsip-arsip dapat tercatat dan diketahui untuk kebutuhan apa saja.

Hidayah juga menekankan bahwa proses laporan ke kepala dinas terkait kasus-kasus yang ditangani dilakukan secara manual, tanpa melibatkan proses pindah arsip secara daring.

“Bahkan, untuk laporan kita ke kepala dinas terhadap kasus-kasus yang ada itu secara manual, sehingga tidak ada proses pindah arsip melalui daring demi memperkecil terjadinya kebocoran,” jelasnya.

Pentingnya verifikasi dalam pemberian arsip juga menjadi perhatian utama UPTD PPA. Hal ini sangat terkait dengan sensitivitas kasus-kasus kekerasan terhadap perempuan dan anak yang menjadi fokus perhatian lembaga ini.

“Kita juga enggak semerta-merta memberikan arsip itu begitu saja, tetapi ada proses verifikasi yang kita lalui, karena berkaitan dengan korban kekerasan,” imbuh Hidayah.

Manajemen Arsip UPTD PPA

Untuk meningkatkan kesadaran terhadap manajemen arsip, terutama yang bersifat krusial, tim UPTD PPA telah dibekali dengan pengetahuan dan keterampilan khusus.

“Kita juga cukup konsen terhadap arsip-arsip yang sifatnya krusial ini. Bahkan, kita telah dibekali untuk bagaimana mengelola arsip-arsip yang berisi data privasi korban kekerasan terhadap perempuan dan anak ini,” ujarnya.

Terakhir, Hidayah menegaskan bahwa ketika UPTD PPA mempublikasikan kasus-kasus yang ditangani, mereka hanya menyebutkan jumlahnya saja tanpa memberikan informasi yang dapat mengidentifikasi privasi klien.

“Jika kita mau mempublikasikan kasus, itu hanya menyebutkan jumlahnya saja, tidak dengan informasi yang lain,” pungkasnya. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM