Dinkes Bontang Lakukan Studi Pengelolaan Hingga Pemusnahan Arsip di Badan Arsip Kaltim

Sejumlah pegawai Dinkes Bontang melakukan studi lapangan terkait pengelolaan dan pemusnahan arsip di Badan Arsip DPK Kaltim. 

Pengelolaan arsip dan naskah dinas yang benar, begitu penting dalam suatu ruang lingkung kedinasan. Untuk melindungi data-data penting tekait aset-aset negara.

Oleh karena itu, Dinkes Bontang menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) yang dilakukan selama dua hari ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim yang digelar sejak Kamis 30 November 2023 hingga Jumat 1 November 2023.

Pada hari pertama, sebanyak 44 peserta dari Dinkes Bontang mengikuti pelatihan tata kearsipan dan tata naskah dinas. Pelatihan ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

Pada hari kedua, peserta melakukan orientasi lapangan ke DPK Kaltim. Dalam kunjungan hari ke dua ini, peserta dibagi menjadi dua kelompok. Kelompok pertama mengunjungi ruang studio mini untuk menonton video tentang pengelolaan arsip. Kelompok kedua mengunjungi depo arsip untuk melihat langsung penyimpanan arsip statis.

Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Ana Palianti Sari mengungkapkan orientasi lapangan di hari kedua ini, para peserta di perkenalkan bagaimana pengelolaan arsip. Mulai dari arsip diciptakan, dibuat, diberkaskan setelah itu kemudian di pelihara. Hingga dilakukan penyusunan arsip di rak rak arsip.

“Setelah diberikan pemahaman pengelolaan arsip aktif, mereka juga dikenalkan di putarkan sebuah vidio profil dinas dpk yang menggambarkan tugas pokok fungsi dari dinas dpk daerah itu sendiri,” ungkapnya, Jumat 1 Desember 2023.

Selanjutnya, para peserta juga diarahkan ke depo arsip atau tempat penyimpanan arsip yang dimiliki DPK Kaltim.

“Terus terang aja dari peserta bimtek pengelolaan arsip belum memahami apa itu arsip statis sendiri,” jelasnya.

Lebih lanjut, Ana menegaskan bahwa penyimpanan arsip di lembaga kearsipan daerah sendiri tersebut penting dilakukan. Agar arsip-arsip tersebut terhindar dari kehilangan arsip.

“Mulai dari penciptaan sampai ternjadi pemhusutan sehingga menghasilkan arsip statis yang akan di serahkan ke lembaga kearsipan daerah,” ujarnya.

Ana berharap para peserta Dinkes Bontang dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bimtek pengelolaam arsip ini.

“Mudah-mudahan dengan kunjungan orientasi lapangan. Mereka mempunyai kesadaran untuk melaksanakan penyerahan arsip statis kelembaga daerah agar di pelihara, di rawat dan di kelola oleh lembaga kearsipan daerah,” jelasnya.

Terakhir, Ana mengatakan bahwa setelah ardip-arsip tersebut di serahkan. Dinas terkait sebagai unit pencipta arsip. Tetap bisa mengakses arsip-arsip yang dimiliki oleh pihaknya.

“Tetap bisa mengaskses arsip-arsip kapan aja membutuhkan, tentunya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,” tutupnya.

Sementara itu, Owner We Organizer (WO), Sri Wulandari mengungkapkan pemberian pengetahuan tentang tata kelola arsip ini penting di lakukan secara rutin ke seluruh dinas-dinas terkait.

“Setiap kedinasan kan ada arsip-arsip statis yang bisa jadi fokus yang harus disimpan harus diarsipkan dengan betul, seperti data keuangan itu penting,” jelasnya.

Lebih lanjut, Wulan mengatakan setelah dilakukan Bimtek dan Orientasi Lapangan yang dilakukan selama dua hari ini. Peserta yang berasal dari Dinkes Bontang menjadi paham terkait pengelolaan arsip dan surat menyurat untuk di implementasikan di dinasnya.

“Sudah diberikan teori kemaren dan nomor nomor arsip cara penomoran arsip banyak di dapat dari dinas arsip.” pungkasnya. (dmy/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM