DPK Kaltim Ajak OPD Pemprov Tata Kearsipannya karena Banyak Fungsinya

DPK Kaltim mengajak seluruh OPD untuk tidak abai pada arsipnya. Karena selain menjadi sejarah, dokumen lama bisa sangat vital dalam mengevaluasi kinerja pemerintah. Dan mengambil kebijakan yang lebih baik di masa mendatang.

Kertas bekas surat pertanggungjawaban, notulen rapat, catatan keuangan, hingga dokumen penandatanganan kerja sama dan keputusan. Sekilas hanyalah tumpukan kertas usang yang hanya memenuhi kantor pemerintahan.

Namun di antara tumpukan itu, selalu ada ‘permata’ yang keberadaannya akan sangat menentukan masa depan. Semisal, dokumen lama bisa menjadi alat bukti bagi personal yang tersangkut kasus hukum.

Atau menjadi landasan pengambilan kebijakan. Pada tahun sekian, kebijakannya begini, hasilnya begitu. Lalu beberapa tahun berikutnya diubah, dan menghasilkan perubahan, dan seterusnya. Sehingga pengambilan kebijakan terbaru, bisa diawali dengan melihat riwayat kebijakan dan perkembangannya. Sehingga kebijakan terkini jadi lebih efektif dan efisian.

Pada dasarnya, arsip berfungsi sebagai tulang punggung  manajemen dan bukti otentik. Untuk mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat bukti, memori instansi dan sebagai rujukan historis.

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi Arsip statis dan dinamis. Arsip statis adalah yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sementara arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari secara langsung.

DPK Kaltim Ingatkan Pentingnya Kearsipan

Sebagai dinas yang bertugas menjaga kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim tentu lebih dulu melakukannya di internal. Tidak hanya dokumen hasil kegiatan dinasnya. Majalah dan koran lama pun mereka arsipkan. Karena termasuk dalam dokumen catatan sejarah kemajuan daerah dari masa ke masa.

Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca (BP3KM) DPK Kaltim, Taufik menyebut, penataan kearsipan idealnya dilakukan oleh semua OPD.

“Setiap OPD dapat berpartisipasi secara profesional dalam mengembangkan dan meningkatkan sistem kearsipan di instansinya masing-masing,” katanya belum lama ini.

Ia melanjutkan, penyimpanan arsip OPD di Depo Arsip DPK Kaltim baru terisi sebanyak 25 persen. Karenanya, sisa 75 persennya sebaiknya turut diisi oleh berkas OPD lain.

Namun, apakah semua arsip harus disimpan selamanya? Taufik menjawab, “Tidak.” Karena itulah menyimpan arsip tidak boleh sekadarnya. Mesti ada inventarisasi. Baik mengukur usia hingga kegunaannya. Nah, arsip yang sudah melampaui batas usia ideal, dan dirasa tidak memiliki relevansi untuk pengambilan kebijakan di masa mendatang. Boleh dimusnahkan dengan mesin pencacah. Bukan dibuang ke tempat sampah dalam bentuk utuh.

 “Arsip yang telah melampaui batas usia ideal yakni 10 tahun harus dimusnahkan berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip,” pungkasnya. (dmy/dra)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM