Setiap OPD di Pemprov Kaltim Wajib Punya Record Center Kearsipan

Setiap OPD di lingkungan Pemprov Kaltim. Diwajibkan memiliki record center kearsipan. Untuk menopang sistem kearsipan versi teranyar.

Keberadaan record center sangat penting bagi bidang kearsipan. Termasuk di setiap instansi atau lembaga pemerintahan. Termasuk Organisasi Perangkat Daerah yang berada di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim).

Records Center sendiri merupakan suatu tempat yang dirancang dan dikonsep dengan spesifikasi tertentu. Sesuai aturan dan ketentuan yang ada. Agar dapat menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip. Sehingga kondisi arsip tidak berubah meski setelah bertahun-tahun.

Di OPD lingkungan pemerintahan. Record center ini berfungsi sebagai lokasi arsip terpusat yang berasal dari seluruh bidang di OPD itu. Record center sebagai muara segala arsip.

Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim Dewi Susanti mengatakan kalau setiap perangkat daerah di lingkungan Pemprov Kaltim memang disyaratkan wajib memiliki record center.

“Karena sebagai unit kearsipan satu. Di sana akan melakukan kegiatan penyusutan, pemindahan arsip dari semua unit kerja yang ada di setiap perangkat daerah untuk disimpan di record center,” jelas Dewi pada Jumat, 10 November 2023.

Dewi menjelaskan di record center itu lah setiap OPD melakukan tertib pengelolaan dan sadar penataan arsip sebelum diserahkan ke lembaga kearsipan daerah. Record center menampung seluruh arsip OPD untuk dikelola.

“Penataannya, pembuatan daftar arsip kemudian diserahkan ke DPK Kaltim. Beserta berita acara,” tambahnya.

Lanjut Dewi, setiap arsip yang telah berada di record center OPD. Akan diserahkan ke DPK Kaltim. Dengan SOP tertentu sesuai aturan yang berlaku. Tidak bisa sembarangan asal menyerahkan.

OPD selaku pihak pertama dan pemilik arsip akan menyerahkan arsip kepada pihak kedua yakni dalam hal ini DPK Kaltim. Kemudian ditandatangani oleh gubernur, bupati atau wali kota. Atau minimal sekretaris daerah setempat.

Ketia semua itu dilakukan. Maka kearsipan di setiap OPD di Kaltim akan menjadi tertata dengan rapi. Sehingga mudah dalam mengambil berbagai kebijakan. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM