Setda Kaltim Kelola Record Center Kearsipan Tanpa Arsiparis

Sekretariat Daerah Kaltim punya record center yang cukup memadai. Namun belum memiliki arsiparis. Pengelolaan arsip di sana diupayakan rapi agar mudah dalam pencarian arsip.

Seluruh instansi atau lembaga di lingkungan pemerintahan. Baik itu pemerintahan pusat ataupun pemerintahan daerah provinsi hingga kabupaten kota yang terdiri atas Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Wajib melakukan pengelolaan kearsipan yang sesuai aturan.

Termasuk juga Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Kini terus berupaya untuk menjalankanpenyelrnggaraan tertib arsip. Alias pengelolaan dan penataan kearsipan dengan baik dan sesuai aturan.

Meski dalam pelaksanaannya tak lepas dari berbagai kendala. Seperti tidak adanya tenaga arsip yang mengisi jabatan fungsional kearsipan. Sehingga pengelolaan kearsipan dikerjakan secara mandiri oleh masing-masing biro. Dan kegiatan kearsipannya include dalam pengelolaan surat secara rutin.

Untuk diketahui, Setda Provinsi Kaltim telah memiliki record center kearsipan. Namun karena tidak ada arsiparis atau yang mengelola. Pengelolaan kearsipan cukup menyulitkan. Setda Provinsi Kaltim hanya berbekal mencontoh pengelolaan milik Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

LKD di Kaltim sendiri yakni Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim. Sebagai leading center pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim. Yang dalam hal ini memang sudah cukup baik.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menjelaskan bagaimana pengelolaan record centernya tanpa adanya arsiparis. Sebutnya berjalan secara alami.

“Ya kami pengelolaannya biasa saja, ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, kami minta daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” jelas Heldi belum lama ini.

Record center yang dimiliki Setda Kaltim termasuk cukup rapi. Apalagi kondisinya yang tanpa arsiparis. Sebab semua berkas di sana telah disusun sedemikian rupa. Sehingga tidak membuat kebingungan.

“Ya setelah kami menerima daftar kami pilah, per tahun, sesuai nomor bulan dan tahun. Kita urutkan aja sesuai bulan. Dari Januari sampai Desember. Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM