Disdukcapil Samarinda Digitalisasi Arsip dengan SIMARSIP, Akses Lebih Mudah dan Aman

Disdukcapil Samarinda telah menerapkan pengelolaan digitalisasi arsip menggunakan aplikasi SIMARSIP. Aplikasi ini digunakan untuk mendigitalisasi arsip-arsip masyarakat seperti akta kelahiran dan akta kematian.

Digitalisasi arsip merupakan upaya penting untuk menjaga keamanan dan keaslian arsip. Selain itu, juga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.

Saat ini, Disdukcapil Samarinda telah menerapkan pengelolaan arsip digital tersebut. Dengan menggunakan aplikasi bernama SIMARSIP yang dibuat oleh Disdukcapil Samarinda.

Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan penerapan aplikasi SIMARSIP ini telah dilakukan sejak 2020 lalu.

“Berkas-berkas fisik yang ada itu kami scan. Habis di-scan, berubah jadi pdf nah setelah jadi pdf kami simpan ke server,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Lebih lanjut, Maya mengatakan dengan penerapan aplikasi SIM arsip ini, mengatasi masalah tumpukan arsip dan kerusakan arsip yang terus bertambah setiap tahunnya.

“Jadi misalkan arsip fisik kami terkena jamu, banjir dan ratap. Kami sudah punya digitalnya,” bebernya.

Selain itu, dengan digitalisasi arsip-arsip tersebut dapat disimpan dengan lebih aman dan efisien. Arsip-arsip tersebut juga dapat diakses lebih mudah oleh petugas maupun masyarakat.

“Dengan digitalisasi ini, arsip-arsip kami bisa terjamin keamanannya dan bisa diakses kapan saja dan di mana saja,” katanya.

Sementara itu, Maya mengatakan digitalisasi arsip ini juga dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

“Dengan digitalisasi ini, masyarakat bisa mengajukan permohonan layanan kependudukan secara online. Jadi tidak perlu datang ke kantor Dukcapil,” ujarnya.

Adapun berkas arsip yang di simpan dalam SIMARSIP Disdukcapil Samarinda antara lain akta kelahiran, akta kematian, akta pernikahan, dan dokumen penting lainnya.

“Jadi berkas itu sekarang terbagi dua yakni ada fisik tetap kami simpan dan versi digital juga ada kami simpan jadi aman didalam server,” tuturnya.

Terutama, dokumen-dokumen arsip yang pada 2022 dan 2023, telah disimpan secara manual dan digital berbentuk pdf.

“Jadi berkas itu yang masuk terus dan terkonek dengan kami. Pdf itu yang kita ambil, jika ada yang perlu data,” katanya.

“Untuk arsip 2018 hingga 2011 ke atas itu masih dalam proses,” sambungnya.

Lebih lanjut, Maya mengatakan untuk mengefisienskan pengelolaan digitalisasi arsip ini. Disdukcapil telah membuat tim-tim khusus pengelolaan arsip secara digital.

“Kami buat tim kami buat percepatan mendigitalkan arsip tersebut,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM